Проводка по операции

Одна кнопка для двух задач

Откройте нужную строку в разделе «Операции». В карточке есть кнопка «Добавить проводку». Она открывает то же окно, что и команда добавления ручной проводки в разделе «Реестр проводок», поэтому переходить между разделами не придётся.

У кнопки две роли. Если деньги операции ещё не проведены и это можно сделать, окно поможет провести сам платёж. Если денежная проводка уже есть или ею управляет источник, вы добавите отдельную проводку по этой операции. Источником может быть банк, учётная система или другой подключённый сервис: источник операции не мешает добавить свою строку учёта.

Как понять, какой режим открылся

Быстрее всего смотреть на заголовок окна. «Проведение операции» значит, что вы проводите деньги. «Дополнительная проводка по операции» значит, что вы добавляете отдельную запись, которая денег операции не трогает. Если нужны детали, посмотрите ещё и на первую строку окна.

• Денежный счёт заполнен и заблокирован. Значит, вы проводите деньги операции. Счёт взят из самой операции, заменить его другим нельзя. Выберите корреспондирующий счёт или тип операции. Если нужна ещё одна самостоятельная запись, нажмите «Добавить строку». При сохранении деньги будут проведены первыми, а отдельные проводки запишутся следом из того же окна.
• Счета первой строки не заблокированы. Значит, вы создаёте дополнительную проводку по операции. Она появится в её карточке, но не сможет затронуть денежный счёт платежа. Такая защита не даёт второй раз провести те же деньги.

Режим не нужно выбирать вручную. Его определяет состояние операции. Если денежную строку провести нельзя, карточка пишет причину под блоком проводок, а кнопка остаётся для дополнительной записи.

Что можно заполнить в окне

Поле «Тип операции» подставляет готовую пару счетов. Счета можно указать вручную и, если такой пары ещё нет среди шаблонов, сохранить её как новый шаблон. Кнопка «Добавить строку» добавляет самостоятельную запись к денежной проводке операции. В дополнительной проводке денежные шаблоны (со счётом кассы, банка или эквайринга) не предлагаются. Они относятся только к проведению денег.

Как разбить сумму операции

Сумму самой операции делят прямо в карточке, окно проводки для этого не нужно. Нажмите «Разбить сумму». В шапке формы, в строке «Разбить по», отметьте разрезы, по которым делите: статья, начисление, счёт, проект, ЦФО или направление. Можно выбрать один или несколько. В строке видны только разрезы, в справочнике которых есть хотя бы одно значение: если у вашей компании нет проектов, пункта «Проект» не будет. Разрез «Счёт» виден всегда: он задаёт каждой части свой счёт проводки, денежных счетов в его списке нет. Разрез, по которому операция уже разбита, тоже виден всегда. Если все разрезы не помещаются в ширину окна, нажмите «Показать разрезы».

У каждой части есть «Сумма» в рублях и «Доля» в процентах, заполняйте любое из двух полей. Кнопка «Добавить часть» создаёт следующую строку. Последняя строка всегда забирает остаток: её сумму и долю форма считает сама, поэтому копейки от округления не теряются. Внизу видно, сколько «Распределено» и какой остаток. Если остальные части уже набрали всю сумму или больше, форма объяснит, что остатку нечего забирать, и попросит уменьшить одну из частей выше. Нажмите «Сохранить разбивку».

Если операция уже проведена, проводка сама разложится по новым частям. Счёт каждой части выбирается по очереди: сначала счёт, заданный в разрезе «Счёт»; если его нет и в компании включены автопроводки, счёт, привязанный к статье начисления части в «Счета и ЦФО»; иначе счёт самой операции. Пустое поле «Счёт» подсказывает, какой счёт выберется: «по статье» или «как у операции».

Кнопка «Убрать разбивку» возвращает операцию к одной строке. Если 1С позже изменит сумму операции, над частями появится предупреждение, что их суммы нужно пересчитать.

Сумма дополнительной проводки изначально пустая. Введите её сами: окно не подставляет сумму операции, чтобы её не задвоить по невнимательности.

Для проводки можно указать номер и дату документа, описание и дату проводки. Реквизиты документа и описание показываются у дополнительной проводки, а при проведении денег появятся после добавления второй строки. Дата проводки решает, в какой период запись попадёт в отчёты. Если она отличается от дня платежа, ДДС не сдвигается: деньги остаются на своей дате. Подробнее об этом написано в гайде «Дата проводки».

Для безналичной строки в том же окне есть галка «Документ появится в учётной системе». Она нужна, когда расход надо признать сейчас, а документ из учёта приедет позже. После совпадения ручная запись снимется красным сторно, чтобы расход не задвоился.

Редактируемые поля ЦФО, направления и проекта показываются только тогда, когда соответствующий справочник у вашей компании не пуст. В заблокированной денежной строке уже записанный разрез останется виден, даже если справочник позднее очистили. Если поля нет, сначала заведите хотя бы одно значение в настройках разрезов.

Что видно в карточке после сохранения

Блок «Проводки» собирает историю по операции в одном месте. В нём могут стоять:

• денежная проводка самой операции с пометкой об источнике проведения;
• строки документа, приехавшего из учётной системы;
• ваши дополнительные проводки с пометкой «вручную».

Строки идут в постоянном порядке: сначала документ учётной системы, затем денежные части самой операции по номеру, затем дополнительные проводки. Если в вашей компании включена автопроводка по статье, строки документа 1С собраны в одну свёрнутую строку «Проводки 1С» в конце блока. Нажмите на неё, чтобы раскрыть.

У каждой строки видны дата, дебет, кредит, сумма, статья или описание. Поэтому легко проверить не только факт проведения денег, но и весь учётный комплект вокруг платежа. Под денежной проводкой написано, как она появилась: «вручную по операции» или «по статье (авто)». При разбивке рядом со статьёй указан номер части, например «часть 2 из 3». Номер операции в строке не повторяется: он и так стоит в шапке карточки.

Рядом с суммой в шапке карточки стоит метка «Проведена», «Не проведена» или «Проводка исключена». Исключённые строки остаются в карточке с меткой «Исключена из отчётов». Если деньги операции уже проведены документом учётной системы, метка будет «Проведена в учётной системе»: отдельная проводка в свóдно для этого не нужна. Если в вашей компании деньги по документам учётной системы учитываются отдельно от управленческих проводок и по этой операции уже есть активная строка документа, вместо «Не проведена» карточка покажет «Нет управленческой проводки»: деньги уже в учёте учётной системы, а управленческая проводка по-прежнему нужна, чтобы операция попала в ОПиУ по своей статье.

Операции, деньги по которым ещё не проведены, собраны в реестре операций: чип «Ждут проводки» над списком показывает их число и открывает их одним списком. У каждой такой строки стоит метка «Ждёт проводки», причина видна в подсказке: нет статьи, у статьи нет счёта или прочее.

Ограничения и причины отказа

Провести деньги операции может пользователь с правом «Разноска операций». Обычно это владелец, администратор, финансовый директор, директор компании, финансист или бухгалтер. Без этого права карточка объясняет отказ фразой «Недостаточно прав для проведения», а кнопка проведения недоступна. У гостя демо-версии кнопок проведения и добавления проводки нет вовсе.

Готовую дополнительную проводку можно исключить из отчётов и затем вернуть; черновик дополнительной проводки можно удалить. Денежную проводку операции тоже можно исключить и вернуть. Строки документа учётной системы из этой цепочки удалить нельзя.

В закрытый период новую проводку сохранить не получится. Для денежной строки карточка покажет, что период закрыт и его сначала нужно открыть в разделе закрытия месяца. То же ограничение действует для исключения и возврата денежной проводки. При попытке сохранить дополнительную строку в закрытом периоде появится сообщение: «Период закрыт; разрешено только сторнирование».

Карточка объясняет и другие случаи. Например, деньги уже проведены в учётной системе, проводкой управляет источник или операция служит частью перевода. Для некоторых случаев появятся сообщения «Проводка управляется Google Таблицами. Измените строку в источнике», «Это служебная нога перевода. Она обновляется автоматически» или, если в вашей компании деньги переводов между своими счетами ведёт отдельно учётная система, «Переводы между своими счетами в управленческой книге не проводятся: деньги ведёт 1С». Эти сообщения относятся к денежной строке. Дополнительную проводку по операции по-прежнему можно добавить, если у вас подключён журнал и хватает прав.

Как исключить проводку и вернуть её

Если денежная проводка больше не должна участвовать в учёте, нажмите «Исключить из отчётов» в блоке «Проводки» карточки или в окне её редактирования. Перед действием появится вопрос «Исключить проводку из отчётов?». Подтверждение объясняет, что проводка останется в журнале и карточке, но перестанет учитываться в ОПиУ, балансе и расчётах с контрагентами. ДДС по операции не изменится. Если денежная проводка разбита на части, исключится весь её пакет. Дополнительные проводки и строки учётной системы останутся.

Исключить денежную проводку можно и из «Реестра проводок»: в карточке её строки есть та же кнопка, права действуют те же, что в карточке операции. Подтверждение там точнее. Оно называет число строк пакета, а если в баланс проводка не входит и сейчас, потому что её исключает правило учёта, обещает только вывод из ОПиУ.

После исключения карточка покажет «Проводка исключена», а у строк появится метка «Исключена из отчётов». В «Реестре проводок» ручная строка получит статус «Исключена вручную». Появится сообщение «Проводка исключена из отчётов». Кнопка «Вернуть в отчёты» снова включает тот же пакет в учёт; отдельного подтверждения для возврата нет. После возврата появится сообщение «Проводка возвращена в отчёты».

Исключённую денежную проводку автопроводка по статье не восстановит ни при ручном запуске, ни при ночной сверке. В отчёте автопроводки такая операция будет пропущена с причиной «Проводка исключена из отчётов вручную». Для возврата используйте кнопку в карточке или в окне проводки.

Исключить и вернуть деньги операции может пользователь с правом «Разноска операций». Для отдельной ручной проводки требуется право на изменение правил разноски: без него кнопки исключения и возврата не показываются. При отсутствии права на проведение карточка пишет «Недостаточно прав для проведения». В закрытом периоде исключение и возврат недоступны.

Если удаляете саму операцию с исключённой проводкой, карточка и списки операций предупредят: «Исключённая проводка удалится вместе с операцией.» Это удаление операции, а не исключение проводки из отчётов, и отменить его нельзя.

В карточке проводки в «Реестре проводок» может стоять метка «Вне баланса» со строкой «В баланс не входит по правилу:» и названием правила. Так выглядит проводка, которую правило учёта не пускает в баланс, хотя в ОПиУ она учитывается. Это не ручное исключение: вернуть её в баланс можно только изменением правила.

Как перенести проводку на другую дату

Дату проводки меняют в «Реестре проводок». Откройте строку, нажмите «Изменить» и выберите новый день в поле «Дата проводки». Проводка переедет в другой месяц отчётов, счета, сумма и аналитика останутся прежними. Для этого нужно право на изменение правил разноски.

Ручная проводка переносится целиком: новую дату получают все строки её комплекта. Если ручная проводка ждёт документ 1С или уже сопоставлена с ним, дату поменять не получится, карточка попросит сначала снять сопоставление.

Проводку из 1С свóдно переносит у себя, в самой 1С ничего не меняется. В карточке появится строка «Перенесена с» и прежняя дата, рядом ссылка «Вернуть дату 1С». Перед возвратом карточка спросит «Вернуть дату 1С?» и назовёт дату, на которую вернётся проводка. Если у проводки есть и другие ручные правки, подтверждение предупредит, что они тоже снимутся. Если позже документ перепроведут в 1С, новая версия проводки придёт со своей датой, а ручной перенос перестанет действовать. Тогда перенесите проводку ещё раз.

Проводку, которую создало проведение денег операции, здесь не переносят: в карточке будет подсказка «Дату проводки операции меняют в карточке операции».

Закрытый месяц не даёт перенести проводку ни из него, ни в него. Карточка назовёт месяц, например «Период декабрь 2025 закрыт, перенос невозможен». Так же нельзя перенести строку, которую 1С передала уже закрытой. Статью, ЦФО и другие поля у неё менять можно.

У доходной или расходной проводки в «Реестре проводок» есть отдельный блок «Признание по периодам». В нём можно распределить сумму по месяцам равномерно или вручную. График не заменяет разбивку по статьям и разрезам: обе настройки работают вместе. Платёж в ДДС остаётся на своей дате. Пока график действует, дату исходной проводки и её счёт дохода или расхода меняют после отмены графика. Подробнее в гайде о помесячном признании.