Закрытие месяца в управленческом учёте

Пока месяц открыт, отчёты и остатки обновляются после загрузок из банка и 1С. При закрытии свóдно сохраняет версии ОПиУ, ДДС и баланса. Новые документы остаются в своём месяце и меняют живые данные. В блоке «Что изменилось после закрытия» видно, чем текущие отчёты отличаются от сохранённых.

Стандарт управленческого учёта: закрывать месяц на пятый рабочий день следующего. Не ждать, пока бухгалтерия сведёт всё до последней накладной, а зафиксировать управленческую картину, пока она ещё влияет на решения.

Важно: предварительное закрытие не связано с закрытием периода в 1С и не мешает бухгалтерии работать. Окончательно закрыть месяц в свóдно можно после его закрытия в 1С, если сохранённые отчёты совпадают с текущими и проверка исходных данных завершилась. Если проверка не удалась или нашла изменение, сначала оформите пересчёт.

Если по ходу что-то непонятно, напишите на support@svodno.ai или в чат кабинета свóдно.

Сколько времени займёт

Первое закрытие: от получаса до пары часов, и почти всё это время уходит не на кнопки, а на разбор того, что покажет чек-лист. Дальше каждый следующий месяц закрывается за 10–15 минут, потому что регулярные проблемы к тому моменту уже решены.

Что понадобится

• Модуль «Закрытие месяца» (входит в Финдир-пак). Он нужен для фиксации периода и чек-листа. Признание затрат относится к базовому журнальному учёту и доступно на тарифе «Старт» без этого модуля.
• Подключённые источники: 1С и банки. Чем полнее данные, тем меньше ручной работы на чек-листе.
• Для просмотра нужен доступ к отчётам по всем юрлицам группы. Для закрытия и пересчёта требуется право на изменение справочников.

Три состояния месяца

Месяц в свóдно проходит через три состояния, и от состояния зависит, что можно делать с цифрами.

• Открыт. Цифры живые: меняются с каждой загрузкой из банка и 1С. Отчёты показывают текущую картину.
• Закрыт предварительно. Версии ОПиУ, ДДС и баланса сохранены. Новые документы и живые остатки продолжают обновляться, а блок сравнения показывает любые изменения после закрытия. Период можно переоткрыть с указанием причины.
• Закрыт окончательно. Сохранённые отчёты не заменяются при синхронизации. Живые данные продолжают обновляться, а сравнение показывает любое изменение, даже если сумма отчёта осталась прежней. Чтобы принять новые цифры, оформите пересчёт с причиной. Месяц снова станет предварительно закрытым, затем его можно закрыть окончательно.

Обычный ритм такой: на пятый рабочий день закрываем предварительно и работаем с этими цифрами, а когда бухгалтерия закончила месяц и данные догнали факт, закрываем окончательно.

Шаг 1. Откройте закрытие и выберите месяц

1. Откройте «Контроль → Закрытие».
2. В шапке выберите месяц. По умолчанию открывается самый свежий завершившийся, даже если он уже закрыт.
3. Рядом видно статус месяца и дедлайн: до какого числа отчёты должны быть зафиксированы, и сколько дней осталось.

Дедлайн по умолчанию: пятый рабочий день следующего месяца, с учётом переносов производственного календаря. Если ваш ритм другой, поменяйте карандашом рядом с дедлайном: доступны значения от первого до пятнадцатого рабочего дня.

Месяц закрывают только в разделе «Контроль → Закрытие». Отдельную фиксацию остатков из настроек учёта убрали. Она не заменяет закрытие отчётов.

Шаг 2. Пройдите чек-лист

Чек-лист проверяет готовность данных за месяц. Галочки не ставятся руками: каждый шаг считается по вашим данным при каждом открытии страницы. Обязательные шаги блокируют кнопку закрытия, шаги с пометкой «внимание» закрыть не мешают, но заглянуть в них стоит. Цвет и обязательность связаны не жёстко: необязательный шаг тоже бывает красным, если проверка не сошлась. Блокирует закрытие именно обязательность, а не цвет.

Обязательные шаги

• «Источники данных обновлены». Данные из 1С и банков получены после окончания месяца. Если какой-то источник отстал, свóдно назовёт виновника: например, что по такому-то банку нет данных с 15 числа. Кнопка «Исправить» ведёт в настройки интеграций.
• «Операции размечены статьями». У каждой операции месяца проставлена статья ДДС. Неразмеченные операции не попадут в отчёты правильно, поэтому шаг обязательный.
• «Переводы между своими счетами распознаны». У каждого перевода между своими счетами понятно, откуда и куда ушли деньги. Нераспознанные переводы задваивают обороты.
• «Деньги, прибыль и баланс сходятся». Главная сверка: изменение денег за месяц совпадает с ДДС, а прибыль сходится с капиталом в балансе. Если не сходится, рядом появляется ссылка «Разобраться со свóдно AI»: свóдно соберёт цифры и объяснит, где именно разрыв. Чаще всего причина не в вашей работе, а в незакрытом счёте прибыли прошлого года или в рассинхроне остатков.
• «Графики признания прогнаны». Появляется у тех, кто ведёт растянутые расходы и выручку: страховки, лицензии, амортизацию. Пока по месяцу остались непроведённые признания или графики конфликтуют между собой, шаг обязательный и закрытие блокирует. В остальных случаях он просто зелёный.

Шаги с пометкой «внимание»

• «Начисления подтверждены». Черновики начислений месяца ещё ждут подтверждения. Пока они в черновиках, в отчёты они не входят.
• «Оценки без подтверждающего факта». Есть подтверждённые оценки, по которым документ так и не пришёл, а срок автоматического поиска факта уже вышел. Такие оценки стоит сторнировать вручную, иначе расход рискует задвоиться.
• «Остатки прошлого закрытия не изменились». свóдно сверяет баланс на конец прошлого месяца со снимком его закрытия. Если кто-то поправил операции в уже закрытом месяце, шаг это покажет.
• «Распределения по ЦФО прогнаны». Активные правила распределения косвенных расходов ещё не прогнаны за этот месяц.
• «Переоценка валютных остатков». У компании есть счета или долги в валюте, и их рублёвая оценка заметно разошлась с курсом ЦБ на конец месяца. Проведите переоценку в блоке «Переоценка валют» ниже.
• «Критичные отклонения разобраны». свóдно фоново ищет аномалии в цифрах месяца. Шаг напоминает просмотреть найденное до фиксации отчётов.
• «Затраты признаны в себестоимости». Шаг ищет в месяце проводки на счетах из правил обычной карты признания затрат, к которым нет проводки признания. Отдельный расчёт НЗП заказов УНФ в эту проверку не входит. Шаг становится красным, если такие проводки остались (значение «Не признано …», кнопка открывает их в журнале), если признание приостановлено из-за неопределённых дат реализации или если у заказа нашлось несколько дат реализации (в двух последних случаях кнопка ведёт в «Требует внимания»). Сам шаг ничего не признаёт и не запускает признание: он только показывает результат при закрытии. Затраты, которые правило «датой реализации» ещё ждёт от документа выбранного источника, красными не считаются: в зелёном шаге они указаны как «в незавершённом производстве». Если признание затрат не подключено, шаг помечается «не требуется». Правило «датой операции» работает без 1С и создаёт признание сразу после ручной проводки. Правило «датой реализации» ждёт документ выбранного источника.
• «Автоматические сторно проверены». Расход, признанный вручную, свóдно снимает красным сторно, когда приходит настоящий документ. Шаг напоминает проверить такие пары глазами.
• «Операции проведены». Сколько операций месяца и на какую сумму ещё ждут проводки. Ссылка открывает их в реестре операций. Шаг есть у компаний, которые ведут учёт по проводкам.
• «Затраты закрыты». На затратных счетах 20, 23, 25, 26 или 44 с уровнем «По проводке закрытия» к концу месяца остался остаток: незавершённое производство, незакрытый месяц или расходы, не закрытые на 90. Кнопка ведёт в «Начало учёта».

Шаги, которые в вашей конфигурации не работают, помечаются «не требуется» и закрытию не мешают.

Затраты, которые ждут признания, ещё не расход отчёта. Это относится к затратам, по которым выбранный способ признания читает проводку закрытия или признания: пока такой проводки нет, ОПиУ их не показывает, а сумма остаётся на затратном счёте. Остальные расходы журнала, которые ваши правила читают из первичной проводки, отдельной закрывающей проводки не требуют. В балансе остаток показан по карте счетов баланса с датами действия: по умолчанию в строке «Запасы», а если в «Настройки учёта → Методология» включён переключатель «НЗП отдельной строкой», в строке «Незавершённое производство». Счета 20 и 23 здесь только пример карты баланса, а не ограничение признания этими счетами. Нулевая или отсутствующая строка «Незавершённое производство» не означает, что затраты признаны или что незавершённого производства нет. Проверяйте остаток по самим счетам.

Если есть операции в валюте: переоценка остатков

Когда у компании есть валютные счета или долги в валюте, в закрытии появляется блок «Переоценка валют». свóдно считает остаток по каждой валюте, сравнивает его рублёвую оценку с курсом ЦБ на конец месяца и показывает разницу до проводки. Кнопка «Провести переоценку» записывает эту разницу в курсовые разницы: в ОПиУ они видны отдельной строкой ниже операционной прибыли и не искажают EBITDA.

• Авансы и товары не переоцениваются. Они зафиксированы по курсу на дату оплаты, так требует методология учёта.
• Если бухгалтерия уже провела переоценку в 1С и та доехала в журнал, свóдно это увидит и покажет разницу около нуля. Но сходится так не всегда: прогон на пятый рабочий день делается именно потому, что 1С месяц ещё не закрыла, и её переоценка приезжает позже. Если после закрытия в курсовых разницах появилась вторая сумма, пересчитайте период.
• Первый раз переоценку запускают вручную из блока, чтобы увидеть суммы глазами. После первого применённого прогона она запускается при каждом мягком закрытии месяца.

Рядом на дашборде появляется карточка «Валютная позиция»: сколько валюты на счетах, сколько должны вам и сколько должны вы, и как изменение курса на 5 или 10 процентов повлияет на результат компании.

Шаг 3. Закройте период предварительно

Когда все обязательные шаги зелёные, кнопка «Закрыть период» становится активной. свóдно ещё раз перепроверит чек-лист на сервере и:

• сохранит вместе согласованные версии ОПиУ, ДДС и баланса;
• прогонит правила распределения, у которых включён авто-прогон;
• закроет месяц от ручных правок в журнале, сохранив загрузку фактов из 1С;
• поставит статус «закрыт предварительно» с датой и именем того, кто закрыл.

С этого момента для обсуждения с собственником или советом директоров используйте сохранённые версии отчётов. Если один отчёт не удалось построить или данные изменились во время фиксации, свóдно не закроет месяц и покажет причину. После новых документов живые данные могут отличаться от сохранённых. Сравнение покажет это без изменения прежней версии.

Шаг 4. Следите за поздними документами

После закрытия появляется блок «Что изменилось после закрытия». Он сравнивает сохранённые отчёты с текущими: разницу по ОПиУ, ДДС и балансу видно по строкам и суммам. Отдельная проверка исходных данных замечает замену или исправление проводки и кассовой операции даже тогда, когда итоговые цифры не изменились. В блоке показывается факт изменения, без перечня документов и технического кода проверки.

Порог существенности помогает выделить крупное изменение ОПиУ. По умолчанию это 1% выручки месяца; значение можно выбрать от 0,1% до 10%. Порог не скрывает небольшие изменения и не определяет, доступен ли пересчёт. Разницу ДДС, баланса и изменение исходных данных видно независимо от него. При нулевой выручке оценка по этому порогу недоступна, но сравнение и пересчёт работают. Пересчёт сохраняет новые версии отчётов, а прежние остаются в истории.

У старых сохранённых отчётов проверка исходных данных может быть неполной. Тогда свóдно так и напишет: отсутствие отметки об изменении не доказывает, что данные не менялись. Чтобы получить полную проверку и новую сохранённую версию, оформите пересчёт с причиной.

Сохранённые цифры не переписываются при каждом новом документе. Вы видите расхождение и решаете, когда оформить новую версию отчёта.

Шаг 5. Закройте месяц окончательно

Когда бухгалтерия закрыла месяц в 1С, проверьте блок «Что изменилось после закрытия». Если сохранённые и текущие отчёты совпадают, исходные данные не изменились и проверка завершилась, нажмите «Закрыть окончательно». При изменении или неполной проверке кнопка откажет: оформите пересчёт с причиной, затем закройте месяц окончательно заново. Живые данные и остатки продолжат обновляться и после этого.

Если нужно вернуться назад, пока месяц закрыт предварительно, нажмите «Переоткрыть» и укажите причину (не короче пяти символов). Причина уходит в аудит-след, а в таблице истории виден счётчик переоткрытий: по каждому месяцу понятно, сколько раз его пересматривали.

История закрытий и точность

Внизу страницы таблица по всем месяцам: статус, дедлайн, дата закрытия, кто закрыл и сколько раз период переоткрывали. Рядом с заголовком показатель «Точность предварительных отчётов»: насколько оценки начислений попадали в реальные суммы. Считается по тем начислениям, которые уже закрылись фактом, поэтому цифра появляется, как только фактом закроется первое из них.

Точность отвечает на главный вопрос к предварительному закрытию: можно ли доверять цифрам, в которых часть расходов пока оценка. Если точность держится выше 90%, предварительный отчёт можно смело брать в работу.

Что рядом

• Начисления. Расходы и доходы, по которым документов ещё нет: аренда, лизинг, услуги подрядчиков, невыставленная выручка. Без них закрытие на пятый рабочий день теряет смысл, потому что месяц выглядит дешевле, чем был. Подробно: начисления и шаблоны.
• Распределения. Перенос общих расходов на ЦФО или проекты, чтобы у каждого направления была честная прибыль. Подробно: распределение косвенных расходов по ЦФО.