Платёжный календарь: прогноз остатка и планирование платежей

Остаток на счёте сегодня известен всем. Вопрос, ради которого открывают платёжный календарь, звучит иначе: что будет со счётом через две недели, если заплатить всем поставщикам по графику и получить деньги от покупателей вовремя. Календарь отвечает на него одной кривой и подсвечивает дни, когда денег не хватит.

Он собирает в одну ленту факт и план: движения, которые уже прошли по банку, заявки на оплату, счета покупателям из 1С, графики платежей по договорам и то, что вы запланировали руками. Каждая запись стоит на своей дате, и любую можно перетащить на другую.

Что понадобится

Календарь живёт по адресу Казначейство → Платёжный календарь и открывается у всех, у кого есть доступ к отчётам. Отдельный модуль для этого не нужен: даже без подключённого казначейства вы увидите остатки, факт и сможете вести план руками.

Чем больше подключено, тем меньше придётся вводить вручную:

• Банк или 1С дают фактические движения и остаток на сегодня. Без них календарь стартует с нуля.
• Казначейство добавляет в план заявки на оплату с их плановыми датами.
• 1С отдаёт счета, выставленные покупателям, это плановый приход. Счета читаются из Бухгалтерии, Управления торговлей и Управления нашей фирмой. В 1С:ERP 2.5 документа «счёт на оплату» нет, поэтому плановый приход там планируется вручную.
• Договоры добавляют платежи из графиков.

Создавать и двигать плановые записи может владелец, администратор, финансовый директор и финансист. Бухгалтер и руководитель ЦФО календарь видят, но не редактируют.

Четыре карточки сверху

Остаток сегодня это фактические деньги на всех счетах и в кассах на текущую дату. Под цифрой мелким шрифтом стоит остаток на начало выбранного периода, чтобы было видно направление движения.

Приходы и Расходы показывают сумму за весь горизонт с разбивкой «факт» и «план». Факт это то, что уже прошло, план это то, что ожидается. Если у вас есть просроченные счета покупателям, рядом появится янтарная плашка с их суммой.

Прогноз на конец это остаток на последний день горизонта: сегодняшние деньги плюс плановый приход минус плановый расход. Под цифрой идёт мини-график остатка по дням. Если кривая где-то уходит ниже нуля, карточка становится красной и показывает дату и глубину минимума.

Строкой ниже вы увидите «потенциал, если пройдут все заявки». Это тот же прогноз, но с учётом мягкого слоя: отложенных платежей, заявок на согласовании и планов, помеченных как «под вопросом». Основная цифра считает только то, что решено, потенциал показывает, куда всё уедет, если решится и остальное.

Тайм-лайн

Ниже карточек идёт таблица по дням. В строке дня четыре суммы: фактический приход, ожидаемый приход по счетам, фактический расход и сумма заявок. Справа стоит остаток на конец дня, и именно он рисует прогнозную кривую. Дни, где остаток уходит в минус, помечены как кассовый разрыв.

Клик по строке раскрывает день целиком: факт, ожидаемые поступления по счетам, заявки казначейства, отложенные платежи и ваши плановые записи. Отсюда же записи перетаскиваются на другие даты.

Таблица по статьям

Переключатель «Лента / Таблица» рядом с горизонтом меняет способ смотреть на те же данные. Лента идёт по дням и отвечает на вопрос «что происходит завтра». Таблица разворачивает период в привычный финансисту разрез: слева статьи ДДС, сверху даты, внизу остаток на конец периода.

Строки собраны в два раздела: поступления и выплаты. Шаг колонок переключается — день, неделя или месяц. На горизонте в три месяца дни превращаются в кашу, неделя читается лучше, а для разговора с собственником обычно хватает месяцев.

Клик по любой непустой ячейке раскрывает её состав: какие именно платежи собрались в эту сумму по этой статье. Плановую запись оттуда можно сразу открыть на правку.

Почему прошлые дни показывают только факт

В прошедших колонках стоят только проведённые операции. Плановый платёж, дата которого прошла, а денег не было, из таблицы убирается и попадает в плашку над ней. Там видно, сколько таких записей и на какую сумму.

Так сделано, чтобы таблица сходилась сама с собой. Остаток за прошедшие дни считается по фактическим движениям, и если бы рядом стояли неоплаченные планы, сумма колонки перестала бы биться со строкой остатка. Разбор просроченного лежит в ленте, плашка туда и ведёт.

С учётом возможных

Тумблер «С учётом возможных» добавляет к цифрам то, что не входит в основной прогноз: отложенные платежи, заявки на согласовании и планы «под вопросом». Это та же развилка, что и две кривые в ленте, только в табличном виде. Выключенный тумблер отвечает на вопрос «что точно», включённый — «что может быть».

Счета покупателям статью не несут: в 1С у счёта её просто нет. Поэтому они собраны отдельной строкой «Счета покупателям» в поступлениях, а не разложены по статьям наугад.

Шаг 1. Настройте горизонт

Переключатель «Горизонт» задаёт глубину прогноза: 14, 30, 60 или 90 дней. На практике для оперативных платежей хватает двух недель. Шестьдесят и девяносто дней берут для другого разговора: когда нужно показать собственнику, где кассовый разрыв, и успеть до него что-то сделать.

Юрлица выбираются в фильтре наверху страницы, он общий для всего приложения. Если в группе несколько компаний и деньги между ними не перекладываются свободно, смотрите разрыв по каждой отдельно: суммарный остаток по группе легко прячет минус на одном из счетов.

Шаг 2. Разберите блоки предупреждений

Между карточками и тайм-лайном появляются янтарные блоки. Это записи, которые прогноз посчитать не может, пока вы не примете по ним решение.

• Просроченные заявки и заявки без даты платежа. Дата прошла, а платежа не было, либо казначей ещё не поставил дату. Пока даты нет, заявка не стоит ни на одном дне календаря.
• Просроченные счета к получению. Покупатель не заплатил в срок. Счета с просрочкой до 30 дней остаются в прогнозе, дальше уходят в раздел «вне прогноза»: считать такие деньги будущим приходом опасно.
• Отложенные, у которых ожидаемая дата прошла. Платёж уже переносили, новый срок тоже наступил.
• На согласовании. Заявка ещё не утверждена: либо у неё нет срока оплаты, либо срок из счёта поставщика уже прошёл.
• Просроченный ручной план. Дата вашей плановой записи наступила, а подходящего платежа не нашлось.

Разбирать блоки стоит сверху вниз: каждая запись оттуда это либо забытый платёж, либо неверная дата, и оба варианта искажают прогноз.

Шаг 3. Двигайте платежи по датам

Любую плановую запись можно взять мышкой и перенести на другой день. Перетаскивание работает на компьютере, на телефоне срок у счёта меняется кнопкой с датой прямо в карточке.

Что происходит при переносе, зависит от типа записи:

• Утверждённая заявка на оплату. Меняется плановая дата платежа, причём в самой заявке тоже: календарь и казначейство всегда показывают одну и ту же дату.
• Заявка на согласовании. Она переходит в слой «Отложено» с новой ожидаемой датой. Срок оплаты из счёта поставщика при этом сохраняется, поэтому просрочка перед контрагентом никуда не пропадает.
• Счёт покупателю из 1С. Меняется ожидаемая дата поступления. Это дата только в свóдно: обратно в 1С она не пишется, договорённость с покупателем остаётся вашей.
• Плановый доход или расход. Меняется дата записи. Если запись входит в повторяющуюся серию, после переноса она отцепляется от серии и живёт сама по себе.

Иногда перенос не проходит: у заявки статус, в котором дата уже зафиксирована. Тогда появится сообщение, а запись вернётся на место.

Шаг 4. Добавьте плановый доход или расход

Кнопка «Плановый платёж» справа от переключателя горизонта открывает форму. Обязательны только три поля: направление (доход или расход), дата и сумма. Юрлицо, контрагента, статью ДДС и комментарий можно не заполнять, но чем подробнее запись, тем точнее она потом сойдётся с фактом.

Пишите сюда всё, у чего пока нет документа. Аренда на следующий месяц, налог по расчёту, обещанная оплата, поступление от покупателя, которому счёт ещё не выставили. Обычно именно эти суммы и портят прогноз, когда о них забывают.

Повторение

Блок «Повторение» превращает одну запись в серию: раз в неделю, месяц или год. Поле «Каждые» задаёт интервал, поэтому «раз в две недели» и «раз в квартал» тоже собираются. «Повторять до» ограничивает серию датой, по умолчанию она бессрочная.

свóдно сразу создаёт записи на год вперёд, поэтому серия видна в календаре как обычные строки: их можно двигать, они участвуют в прогнозе, каждая сходится со своим платежом. Если дата не существует в месяце, например 31-е в феврале, запись встаёт на последний день месяца.

Изменение одной записи серии касается только её: остальные повторы остаются как были. Удаление серии убирает будущие несостоявшиеся записи и не трогает прошлые.

Платёж под вопросом

Галочка «Платёж под вопросом» переводит запись в мягкий слой. Она видна в календаре, но не влияет на основной прогноз и не создаёт кассовый разрыв, а учитывается только в строке «потенциал». Пригодится там, где сделка обсуждается, но пока не решена.

Как изменить или удалить запись

Клик по плановой записи в раскрытом дне открывает ту же форму с заполненными полями. Меняйте сумму, дату, контрагента или статью и сохраняйте. Запись с прошедшей датой правится так же: она лежит в блоке просроченных, который тоже раскрывается.

Кнопка «Удалить» внизу формы убирает запись целиком. Если запись входит в серию повторов, в форме появляется отдельное действие «Удалить серию»: оно останавливает будущие повторы, а прошлые записи оставляет в календаре как есть.

Правка записи из серии касается только выбранной даты. Остальные повторы остаются прежними, а дальше эта дата живёт сама по себе: следующая перегенерация серии её не тронет.

Шаг 5. Проверьте, что план закрылся фактом

Когда платёж проходит по банку или приезжает из 1С, свóдно ищет для него плановую запись. Совпасть должны юрлицо, направление и сумма. Дата тут только подсказка: она помогает выбрать, если кандидатов несколько. А если выбрать однозначно нельзя, план так и останется открытым. Лучше показать вам незакрытую строку, чем склеить не ту пару.

Записи без контрагента тоже находят свой платёж, контрагент в отборе просто не участвует.

Если дата наступила, а платёж не пришёл, запись не исчезает и не остаётся висеть на будущем: она уходит в блок просроченных и перестаёт влиять на прогноз. Так календарь не обещает денег, которых не будет. Через 90 дней без факта такая запись гасится автоматически, чтобы список не превращался в кладбище.

Что входит в прогноз, а что нет

Основная прогнозная кривая и цифра «Прогноз на конец» считают только то, по чему принято решение:

• фактические движения по счетам и кассам;
• утверждённые заявки на оплату с плановой датой;
• счета покупателям со сроком оплаты, включая просрочку до 30 дней;
• плановые записи без пометки «под вопросом»;
• платежи из графиков договоров.

В прогноз не входят и показываются отдельно: отложенные платежи, заявки на согласовании, планы «под вопросом», просроченные плановые записи, счета с просрочкой больше 30 дней и счета без срока оплаты. Их общий эффект виден в строке «потенциал, если пройдут все заявки».

Что рядом

Календарь показывает деньги в движении, но не объясняет, из чего сложился месяц. Для этого есть отчёт ДДС, а для регулярной картины по компании закрытие месяца.