Импортированные справочники

Что такое импортированный справочник

Справочник – это перечень «ключ и значения», который свóдно хранит внутри вашего кабинета и использует при разметке проводок. Ключом служит любой текст: код объекта, название склада, номер договора. Значениями бывают ЦФО, направление, проект или собственные поля для справочных целей.

Зачем это нужно, проще показать на примере инвентаря. Компания арендует несколько складов, и в описании проводки указан код объекта, например «СКЛД-14». В таблице хранится, к какому направлению относится каждый склад и за что он отвечает. Правило журнала находит код в тексте проводки, берёт из таблицы значение разреза и ставит его на проводку. Один раз настройте правило, чтобы оно размечало проводки по аренде и коммунальным расходам.

Сам по себе справочник в учёт ничего не пишет. Операций и проводок из него не появляется, правила не создаются, отчёты не меняются. Пока вы не построите правило журнала, справочник просто хранится в кабинете и ждёт.

Отдельного экрана у справочников нет. Справочник живёт на странице своего источника, а в правиле выбирается по названию. Откуда он берётся: из Google Таблицы, вкладкой с приёмником «Справочник». Подробности подключения таблиц описаны в инструкции про Google Таблицы, здесь разобраны отличия справочника от финансового импорта.

Подключение вкладки со справочником

Мастер тот же, что у любого листа таблицы: пять шагов от ссылки до расписания. Отличия начинаются на шаге «Куда загружаем».

Выберите раздел «Справочник». Справочник занимает источник целиком и не смешивается с финансовыми листами: если в источнике уже настроены касса, журнал, сделки или зарплата, мастер предупредит и не пропустит дальше. Подключите справочник отдельным источником. В обратную сторону правило то же: в источник-справочник финансовую вкладку добавить не выйдет. Несколько справочных вкладок в одном источнике допустимы, каждая становится отдельным справочником.

На шаге сопоставления слева стоят поля приёмника:

Ключ без значений справочника не делает, поэтому сопоставьте хотя бы одно поле значения. Диапазон данных должен начинаться ниже строки заголовков: у справочника заголовки и записи не пересекаются. Оба нарушения мастер предупреждает заранее, на шаге сопоставления, а не ошибкой сохранения в конце.

Поля ЦФО, Направление и Проект заполняются точными названиями из справочников вашего кабинета. Написание должно совпасть, заводить новые значения из таблицы свóдно не будет. Если название не находится, находится дважды или относится к отключённому значению, синхронизация откажется и перечислит проблемные значения. Проверьте написание до подключения, это дешевле, чем разбираться потом.

Свои поля добавляются в блоке «Продвинуто (для бухгалтера)»: любые пары «имя и колонка». Они хранятся в записях и видны в таблице справочника, но подставить в проводку правило умеет только разрезы: ЦФО, направление или проект.

Шаг проверки показывает, что именно запишется: сколько строк прочитано, сколько попадёт в справочник и сколько будет пропущено, с номерами строк и причинами. У последнего шага отличий два. Во-первых, переключателя «Записывать сразу, без подтверждения» у справочника нет. Записи обновляются при каждой синхронизации и сразу становятся доступны правилам, этапа подтверждения у справочника не существует. Во-вторых, на этом шаге и на вкладке источника виден сам справочник: список записей, поиск по ключу и кнопка «Синхронизировать».

Вкладка источника называется «Справочник» вместо «Импорт», когда финансовых листов в источнике нет.

Нормализация ключа

Ключ в таблице и ключ, извлечённый из проводки, редко совпадают знак в знак. Помогают три настройки, все на шаге сопоставления.

Название справочника. Под этим названием справочник выбирается в правилах журнала. Поле можно оставить пустым, тогда возьмётся название вкладки таблицы.

Ключ без учёта регистра. Одинаковые ключи, записанные в разном регистре, найдут одну запись: «Склад Северный» и «СКЛАД СЕВЕРНЫЙ».

Убирать из ключа. Шаблон, всё ему соответствующее вырезается из ключа перед сравнением: лишние пробелы, разделители, префиксы.

Замена символов в ключе находится в «Продвинутом». Каждая строка меняет один символ на короткую замену, например «ё» на «е», чтобы написанные по-разному ключи находили одну запись.

Нормализация применяется к обеим сторонам: и к ключам записей при синхронизации, и к ключу, который извлекает правило. Поэтому «СКЛД-14» и «склд14» найдут одну запись, если дефис стоит в списке вырезаемого.

Синхронизация и история записей

Синхронизация читает вкладку и заменяет справочник целиком, снимком. Строка, исчезнувшая из таблицы, исчезает и из справочника. Ошибиться тут дорого, поэтому новый снимок проверяется до замены: пустой лист, кривой диапазон или разные значения на одну дату откатывают синхронизацию, прежний справочник остаётся как был.

Колонка «Действует с» хранит историю значений. У одного ключа может быть несколько строк с разными датами: с января склад относился к одному направлению, с июня к другому. При поиске берётся последняя запись, чья дата не позже выбранной. Записи без даты считаются действующими всегда, в таблице справочника у них стоит «Без даты». Даты вводятся полностью, например 15.01.2026.

После успешной синхронизации справочник сразу доступен правилам. Если на него ссылается действующее правило журнала, разметка проводок обновляется автоматически, вручную перепровождать журнал не нужно.

Из таблицы записей работает поиск по ключу, снизу счётчик записей и время последнего обновления. Длинные справочники листаются постранично.

Одна защита стоит отдельного абзаца. Поле, которым пользуется действующее правило, нельзя молча убрать из сопоставления: синхронизация отклонится с сообщением «Поле используется в действующем правиле журнала». Сначала измените правило, потом меняйте состав колонок.

Правило журнала со справочником

Правила журнала корректируют проводки, и поиск по справочнику доступен в правиле типа «Изменить». Откройте Настройки → Настройки учёта → «Учёт корректировок», нажмите «Добавить правило», выберите тип «Изменить» и включите тумблер «Подставлять из справочника».

У поиска шесть настроек:

Шаблон извлечения нужен, когда ключ не занимает поле целиком. Ключом станет текст из первых скобок шаблона, а если скобок нет, весь найденный фрагмент. Оставите поле пустым, ключом будет всё поле целиком.

Поле справочника и разрез связаны: значение берётся из поля соответствующего разреза. Справочник без полей разрезов для поиска бесполезен, редактор предупредит об этом сразу.

Разрез нельзя задать дважды. Если ЦФО выбран и в статических полях правила, и поиском по справочнику, редактор попросит оставить что-то одно до сохранения.

Настройка «Применять с» ограничивает действие правила датой: проводки раньше этой даты правило не трогает.

Сохранённое правило работает как любое правило журнала. Изменения попадают в отчёты после перепроведения, редактор напомнит об этом и предложит кнопку «Перепровести». Как устроены правила журнала в целом, разобрано в гайде про разрезы.

Когда правило не срабатывает

Поиск осторожный: лучше пропустить проводку, чем поставить на неё неверный разрез. Правило целиком пропускается, а существующие значения проводки сохраняются, в четырёх случаях:

• ключ не найден в справочнике;
• в проводке найдено несколько разных ключей;
• нет записи справочника на выбранную дату;
• в записи справочника значение разреза не заполнено.

Пропуск не молчаливый: перепроведение соберёт предупреждения по правилу, сколько проводок затронуто каждой причиной. Проводки при этом не теряются и продолжают обрабатываться остальными правилами.

Дату записи выбирает настройка «Дата записи»: действующая на дату проводки или на конец её месяца. Второй вариант пригодится, когда разрез меняют задним числом и проводки начала месяца должны получить новое значение.

Что защищено от перезаписи

Правила журнала пересобирают разметку, но не всесильны. Ручные правки проводок защищены: проводку, которую вы поправили руками, пересборка правил не трогает. Закрытые месяцы тоже вне игры: пока период закрыт, правила его не пересобирают.

Отсюда практичное следствие. Если справочник обновили, а разметка в закрытом месяце устарела, откройте период, перепроведите журнал и закройте обратно. Молча менять закрытое свóдно не станет.

Смена таблицы и удаление источника

У источника-справочника переезд на новую таблицу проще, чем у финансового: операций в учёте нет, задвоить нечего. Но есть свой стопор. Если на справочник ссылается действующее правило журнала, менять таблицу или переназначать вкладку свóдно откажется: сначала отключите правило, затем смените таблицу и запустите синхронизацию. Если выбрали другую вкладку, проверьте и замените справочник в правиле: новая вкладка создаёт отдельный справочник. После проверки включите правило и перепроведите журнал.

С удалением источника связаны два разных исхода:

Удалить с сохранением данных. Справочник отвязывается от источника и остаётся в кабинете отдельным снимком. Правила продолжают находить по нему записи, ссылка на источник им не нужна. Если в момент удаления на справочник ссылается действующее правило, свóдно попросит сначала отключить его.

Удалить со снятием данных. Так удалить справочник не выйдет, пока на него ссылается хоть какое-то правило, даже выключенное. Сначала уберите ссылку на справочник из правил или удалите эти правила. Отключение правила ссылку не снимает. После этого можно удалять источник со снятием данных.

Ограничения

• Справочник не смешивается с финансовыми листами одного источника. Нужен и импорт кассы, и справочник, подключайте два источника.
• Подставлять поиск умеет только разрезы: ЦФО, направление, проект. Статьи, контрагенты и произвольный текст значениями поиска не становятся.
• Ключ ограничен 1024 символами, шаблон поиска 512. Даты вводятся полностью.
• Названия ЦФО, направлений и проектов в таблице должны точно совпадать со справочником кабинета и не допускать двусмысленности.

Права

Подключение источника-справочника и просмотр записей требуют права на управление интеграциями. Правила журнала создаются и меняются с правом на правила разноски. Смотреть результат разметки может любой, у кого есть право на просмотр отчётов.