Замена Google-таблицы у подключённого источника

Год закончился, таблица разрослась, работу передали другому человеку. Рано или поздно данные переезжают в новый файл, а источник в свóдно хочется оставить прежним. Просто заменить ссылку в этом случае мало: если ничего больше не сделать, старые операции останутся в учёте, а новая таблица добавит те же суммы ещё раз.

Почему суммы задваиваются

Каждая загруженная строка помнит, откуда она пришла: из какой таблицы и с какой вкладки. По этой метке свóдно узнаёт строку при следующем импорте и обновляет операцию вместо того, чтобы создавать вторую.

У новой таблицы метки другие. Старые операции по ним больше не находятся, поэтому сами по себе они не снимутся и не обновятся, а строки новой таблицы придут в учёт как новые. В отчётах это выглядит так, будто бизнес за год потратил вдвое больше.

Поэтому переезд состоит из двух действий, а не одного: сначала снять с учёта то, что загружено с прежней таблицы, и только потом подключить новую. свóдно проведёт вас по обоим и посчитает, сколько операций затронет.

Шаг 1. Вставьте новую ссылку

Откройте «Настройки» → «Интеграции» → вкладка «Источники» → нужный источник. На первом шаге мастера вставьте ссылку на новую таблицу в поле «Ссылка на таблицу».

Сама по себе вставка ничего не меняет. Под полем появится блок с двумя строками, «Сейчас подключено» и «Будет подключено», чтобы вы видели обе таблицы до того, как что-то произойдёт. Нажмите «Проверить и подключить».

свóдно сначала убедится, что новая таблица читается: доступ на просмотр нужно открыть ей так же, как первой, адрес сервисного аккаунта тот же и виден ниже на том же шаге. Если таблица не открывается, подключение не начнётся и прежние настройки останутся нетронутыми.

Шаг 2. Решите, что делать со старыми операциями

Когда с прежней таблицы в учёт уже что-то загружено, свóдно спросит об этом отдельно и назовёт число операций и разделы, в которые они попали. Вариантов три.

• «Снять старые данные и подключить». Обычный выбор при переезде. Операции, загруженные с прежней таблицы, снимаются с учёта вместе с их проводками, после чего подключается новая таблица.
• «Оставить данные, подключить таблицу». Подходит, когда новая таблица продолжает старую, а не повторяет её: например, в прежней данные до июня, в новой с июля. Пересекающиеся периоды задвоятся.
• «Отмена». Ничего не меняется, таблица остаётся прежней.

Снятие идёт первым, подключение вторым. Если что-то прервётся посередине, вы останетесь в состоянии «данные сняты, таблица прежняя»: неприятно, но безопасно, достаточно повторить действие.

Закрытый период снятию мешает. Когда часть операций попала в закрытый месяц или на них есть заявка в согласовании, свóдно не снимет их молча: подключение остановится, а в сообщении будет сказано, что именно мешает. Откройте период или разберитесь с заявкой и повторите.

Листы зарплаты снятие не затрагивает. Начисления приходят в учёт отдельным путём, поэтому их нужно убрать вручную. Такой лист в источнике свóдно назовёт в том же окне.

Шаг 3. Уберите старые вкладки из настроек

Вкладки прежней таблицы остаются в настройках источника: свóдно не знает заранее, какие из них вам ещё нужны. На втором шаге мастера они перечислены в блоке «Настроенные вкладки», а те, которых в новой таблице нет, помечены подписью «вкладки нет в таблице».

Уберите их кнопкой с корзиной. Про каждую вкладку, с которой в учёт что-то загружено, свóдно спросит отдельно, снимать ли эти данные.

Оставленная мёртвая вкладка вреда учёту не нанесёт, но будет ронять свою часть импорта при каждом запуске, и источник начнёт показывать ошибку при в целом успешной загрузке.

Шаг 4. Настройте новую вкладку

Выберите вкладку новой таблицы и пройдите шаги со второго по четвёртый: раздел, соответствие колонок, предпросмотр. Порядок тот же, что при первом подключении, он описан в инструкции о подключении Google Таблиц.

Разметка со старой вкладки не переносится: у новой таблицы обычно другие колонки, заголовки и названия касс. Мастер подставит колонки по заголовкам сам, останется проверить подстановку.

На что стоит посмотреть внимательно:

• Строка заголовков и диапазон данных. Шапка в новой таблице могла съехать на строку ниже: тогда её номер задаётся вручную в блоке «Продвинуто».
• Кошельки. Названия касс в новой таблице могли поменяться, а связка со счетами строится по точному значению.
• Статьи. Предпросмотр покажет, сколько строк не нашли статью. Расхождение в написании исправляется в таблице.

Шаг 5. Сверьте остаток

Запустите импорт и примените строки, а потом сверьте, что получилось.

Проще всего смотреть на остаток по счёту: он должен совпасть с накопительным остатком в самой таблице на последнюю строку. Если расходится ровно на сумму начала года, дело не в импорте, а в опорной точке. Она задаётся в двух местах, и оба должны говорить одно и то же: «Начало учёта» → «Остатки по счетам» для остатка на счёте и вкладка «Касса в журнале» для журнала. Экраны показывают значение друг друга и подсвечивают расхождение, править нужно оба.

Если остаток вдвое больше ожидаемого, значит старые операции остались в учёте. Их видно в разделе «Операции» по датам, которые новая таблица дублирует.

Полезно знать

Удаление источника не заменяет переезд. В окне удаления есть тот же выбор, снимать данные или оставить их в учёте. Если удалить источник и оставить данные, операции останутся без связи с источником, и снять их потом можно будет только вручную.

Ссылку вставляйте только целиком. Новый адрес, вставленный в середину прежнего, даёт строку, из которой свóдно всё равно вычленит идентификатор таблицы, но не тот. Очищайте поле перед вставкой, а после нажатия «Проверить и подключить» сверьте, что в строке «Будет подключено» стоит ожидаемый идентификатор.

Расписание и режим записи переезд не сбрасывает. Они относятся к источнику, а не к таблице, и остаются прежними.