Касса: операции, остатки и сверка

С чего начать

Касса в свóдно хранит наличные деньги конкретного юрлица. У каждой кассы своё название, валюта и остаток. Движение видно в ДДС, а проведённые операции попадают в журнал.

Откройте Учёт → Касса. Если касса уже есть, выберите её вверху страницы. Если нет, нажмите «Новая касса», укажите название, юрлицо и валюту. Название лучше записать так же, как в исходной таблице. Тогда при загрузке будет проще сопоставить строки с нужной кассой.

После создания сразу проверьте начальный остаток. Без него список операций может быть полным, а сумма денег на сегодня всё равно окажется неверной.

Задайте начальный остаток

Перейдите в Настройки → Настройки учёта → Учётная политика → Остатки по счетам. Найдите кассу, выберите день, на конец которого известна точная сумма, и сохраните её. Если касса открылась пустой, сохраните 0 ₽ на дату открытия. Дальше свóдно прибавит все операции после выбранного дня.

Если возле кассы в «Остатках ДС» стоит «!», начальная точка ещё не задана. Наведите на значок: подсказка покажет причину. Название кассы видно целиком, сумма уже загруженных операций показана отдельно, но до задания остатка она не входит в общий остаток денег.

Кассу, остаток которой приходит из 1С, вручную обычно заполнять не нужно. Сначала посмотрите пометку источника в строке. Подробный порядок, в том числе исправление остатка из 1С, есть в гайде «Начальные остатки».

Есть ещё вкладка «Касса в журнале» рядом с остатками по счетам. Она задаёт начальную проводку для строки «Деньги» в Балансе, когда касса ведётся вне 1С. Первая вкладка отвечает за ДДС и «Остатки ДС», вторая за журнал и Баланс. Если заполняются обе, сравните получившиеся остатки на одну дату.

Внесите операцию вручную

На странице «Касса» выберите нужную кассу и нажмите «Внести операцию». В форме укажите приход, расход или перевод, сумму, дату и статью ДДС. Для прихода и расхода заполните проводку УУ. Перевод между своими счетами оформляйте именно как перевод: он перемещает деньги и не должен выглядеть расходом компании.

Кнопка «Сохранить» оставит запись на вкладке «Черновик». Пока черновик не проведён, остаток не меняется. Если все обязательные поля заполнены, можно сразу нажать «Провести». Готовый черновик также проводится из списка. Проведённая запись появляется на вкладке «Проведённые операции» и влияет на остаток.

Отдельную операцию можно создать и в разделе «Операции» через кнопку «Добавить операцию». Выберите кассу в поле «Касса / Банк-счёт». В этой форме для кассы также нужна проводка УУ.

Загрузите операции из таблицы

Если кассовый журнал ведётся в Google Таблице, подключите её через Настройки → Интеграции. Выберите приёмник «Касса · ДДС», сопоставьте колонки и значения поля с названием кассы. Если в таблице несколько касс, каждое название должно вести к своему счёту в свóдно.

Перед записью строк посмотрите предпросмотр: период, число добавлений, изменений и удалений, кассы, статьи и типы операций. Затем примените импорт на вкладке «Импорт». Новые строки можно сначала оставлять на проверку, а автоматическое применение включить после сверки. Подробные экраны разобраны в инструкции «Подключение Google Таблиц».

Если касса и банк показывают две стороны одного перевода, не создавайте третью. О том, как обозначить перевод и избежать двойного прихода, написано в гайде «Перемещения денег в ДДС».

Проверьте деньги и отчёты

Сначала сверьте проведённые операции кассы за период с исходным кассовым журналом. Затем сравните остаток на выбранную дату: начальная сумма плюс зачисления минус списания. Для проверки ДДС откройте отчёт за тот же период и юрлицо.

Если операция есть в кассе, но не видна в ОПиУ, это не обязательно ошибка. Получение займа, возврат займа и перевод между своими счетами меняют деньги, но сами по себе не создают прибыль или расход. Статья ДДС и статья начисления тоже размечаются отдельно. При необходимости настройте связь статей ДДС и ОПиУ и правила разноски для следующих операций.

Если «Остатки ДС» и строка «Деньги» в Балансе расходятся, откройте обе вкладки учётной политики: «Остатки по счетам» и «Касса в журнале». На них видны две разные начальные точки. Проверьте также, нет ли пропущенных или повторно загруженных операций после этих дат. Подробности по обеим точкам есть в инструкции «Начальные остатки».