Что означают счета

Зачем вам вообще видеть счета

Свóдно не прячет бухгалтерские счета, и это осознанный выбор.

Отчёт строится по статьям: аренда, реклама, зарплата, материалы. Статья отвечает на управленческий вопрос «на что потрачено». Счёт отвечает на другой: «в какой момент это стало расходом и стало ли вообще». Два вопроса не заменяют друг друга.

Когда счёт спрятан, любое расхождение превращается в загадку. Деньги ушли, а прибыль не изменилась. Материалы куплены, а себестоимости нет. Налог заплачен на полтора миллиона, и в расходах его не видно ни рубля. Каждый раз это выглядит ошибкой системы, хотя ошибки нет: расход ещё не наступил.

Видимый счёт делает эту логику проверяемой. Вы смотрите на пару счетов и понимаете, что произошло, а не гадаете.

Вводить счета вручную при этом не требуется. Вы выбираете тип операции или события, счета подставляются сами. Показываем их, чтобы вы могли проверить и поправить, если шаблон не подошёл.

Как читать проводку

У любой проводки две стороны: дебет (Дт) и кредит (Кт). Одна сумма, два счёта, всегда.

Дт 26 / Кт 60 на 50 000 ₽ читается так: слева выросли управленческие расходы, справа вырос долг перед поставщиком. Пришёл акт за аренду, деньги ещё не ушли, но расход уже есть.

Дт 60 / Кт 51 на те же 50 000 ₽: долг перед поставщиком уменьшился, денег на счёте стало меньше. Оплатили аренду. Расхода здесь нет, он возник раньше.

Одна хозяйственная операция обычно порождает несколько проводок. Отгрузка товара с НДС даёт сразу три: выручку, налог, списание себестоимости. В реестре они лежат рядом, под общим номером документа.

Читайте пару целиком. Счёт 26 в дебете не всегда означает расход, а счёт 51 в кредите не всегда означает трату. Смысл задаёт сочетание.

Почему затраты не сразу становятся расходом

Это главный источник вопросов, и в нём вся разница между деньгами и прибылью.

Возьмём производственную компанию, которая делает дорожные знаки.

Февраль. Купили металл на 1 000 000 ₽. Дт 10 / Кт 60, затем Дт 60 / Кт 51. Деньги ушли, на складе появился металл. Расхода нет: имущество поменяло форму, из денег стало материалами. В ОПиУ февраля этой суммы не будет.

Март. Отдали металл в производство. Дт 20 / Кт 10. Материалы превратились в незавершённое производство. Расхода по-прежнему нет: незаконченные знаки лежат в цеху, это такой же актив, как металл на складе.

Апрель. Знаки готовы, лежат на складе. Дт 43 / Кт 20. Готовая продукция. Расхода нет.

Май. Продали половину партии. Вот теперь Дт 90.02 / Кт 43 на 500 000 ₽, и это расход. Себестоимость проданного попала в ОПиУ мая, рядом с выручкой от той же продажи.

Вторая половина партии осталась на складе и станет расходом тогда, когда её купят.

Отсюда три следствия, которые обычно и вызывают недоумение.

Прибыль и деньги не совпадают, и это правильно. В феврале ушёл миллион, прибыль не изменилась. В мае прибыль изменилась, а денег в этот день могло не двигаться вовсе.

Убыточный месяц не означает, что месяц был плохой. Закупились на сезон, вложили в склад, прибыль просела. Это инвестиция в оборот, а не потеря.

Расход всегда встречается с той выручкой, которую он породил. В этом смысл метода начисления: сопоставить доход и затраты, которые его обеспечили, в одном периоде.

Ровно этот механизм и делают видимым счета 20, 23, 25, 26, 43, 44. Они накопители: сумма заходит на них и ждёт момента, когда станет расходом.

У каких счетов есть уровень признания

Момент превращения затраты в расход настраивается, и настраивается не у всех счетов.

Уровень признания применим только к затратным счетам и накопителям:

20, 21, 23, 25, 26, 40, 43, 44, 96, 97

У счёта 60 (поставщики), 51 (расчётный счёт), 41 (товары), 68 (налоги) уровня признания нет и быть не может. Искать у них эту настройку не нужно: они не накапливают затраты, а значит и превращать в расход им нечего.

Счёт 40 (выпуск продукции) в этом списке стоит для полноты: у наших клиентов он пока не встречался ни разу, но если появится в вашем учёте, настройка у него будет.

Уровней три, и выбирается уровень по паре «организация и счёт», а не на компанию целиком.

Механика каждого уровня разобрана в отдельном гайде: Как строятся ОПиУ и Баланс, раздел «Когда возникает расход». Здесь про другое: как посмотреть на свой счёт и понять, какой уровень ему нужен.

Признак, который решает. Откройте, куда закрывается ваш затратный счёт.

Закрывается напрямую в себестоимость продаж (Дт 90.02 / Кт 20): работает порождённое признание, продали значит признали.

Среди закрытий есть уход на склад (Дт 43 / Кт 20, реже Дт 21 или Дт 40): производство идёт на склад, и порождённое признание не подойдёт. Продаётся со склада, включая сделанное в прошлые месяцы, и на вопрос «что именно из накопленного продано» отвечает только складской учёт вашей 1С. Здесь нужно чужое закрытие.

Счёт не закрывается вовсе, а затраты на нём есть: это отдельный разговор, свóдно сообщит об этом находкой. Пока счёт не закрывается, расхода по нему в отчёте не появится ни на одном уровне.

Справочник счетов

Ниже только те счета, которые реально встречаются в журналах наших клиентов. Полный план счетов РСБУ насчитывает около сотни, и большая часть вам не встретится никогда.

Колонка «В ОПиУ» описывает поведение по умолчанию. Карта счетов настраивается, и у вашей компании она может отличаться.

Деньги

Счета денег в ОПиУ не попадают никогда, ни при какой настройке. Движение денег видно в ДДС, это отдельный отчёт.

Депозиты (55.03) стоит держать в голове отдельно. У наших клиентов на депозитах суммы крупнее, чем в кассе и на валютных счетах вместе. Перевод денег на депозит и обратно тратой не считается, поэтому в разделах ДДС этих сумм нет, а на общий остаток они влияют.

Переводы в пути (57) объясняют «деньги ушли, а не пришли». Счёт живёт между двумя событиями: с одного счёта списали, на другой ещё не зачислили. Сюда же попадает покупка валюты, у которой между списанием рублей и зачислением валюты проходит день или два.

Кому должны и кто должен

Долг не является ни расходом, ни доходом. Это обещание, которое ещё предстоит закрыть деньгами. Поэтому проводки, у которых обе стороны стоят на счетах расчётов, в ОПиУ не попадают.

Оплата поставщику расходом не является. Это самый частый вопрос. Расход возник раньше, в момент акта (Дт 26 / Кт 60), а платёж (Дт 60 / Кт 51) закрывает долг. Если бы платёж тоже считался расходом, одна и та же аренда попала бы в отчёт дважды.

Дивиденды тоже не расход. Это распределение уже заработанной прибыли, а не затрата на её получение. Выплата (Дт 75.02 / Кт 51) не уменьшает прибыль текущего периода, а уменьшает капитал.

Под номером 76 живёт сразу несколько разных смыслов, поэтому смотреть нужно на субсчёт:

Субсчета 76.АВ и 76.ВА встречаются часто, и они техника учёта НДС, а не долг контрагенту.

Что имеем

Активы: имущество и запасы. Само по себе наличие имущества расходом не становится, поэтому проводки этого блока в ОПиУ не попадают. Расход появляется, когда актив выбывает.

Счёт 41 самый частый в наших журналах. Каждая приёмка и каждая продажа товара порождает проводку по нему. Покупка товара расходом не становится, им становится продажа (Дт 90.02 / Кт 41).

Амортизация (02) выглядит непривычно. Это не имущество, а накопленный износ, поэтому в балансе он уменьшает стоимость основных средств. Начисление износа Дт 26 / Кт 02 уже расход, и в отчёте оно стоит отдельной строкой, ниже операционной прибыли: денег этот расход не требует.

Где копятся затраты

Главный блок. Здесь затрата ждёт момента, когда станет расходом, и здесь же настраивается уровень признания.

Счёт 26 встречается у всех наших клиентов без исключения. Счета 23, 21 и 96 наоборот редкие, они появляются у производственных компаний.

Счёт 26 и счёт 44 попадают в отчёт сразу. По умолчанию Дт 26 идёт в управленческие расходы, Дт 44 в коммерческие. Это уровень «первичка», и для большинства компаний он верен.

Счета 20, 23, 25 сами по себе в отчёт не ведут. Проводка Дт 20 / Кт 60 в стандартной карте не попадает никуда: затрата легла на производство и ждёт. Расход по ней придёт позже, через себестоимость или через настроенный уровень признания. Это не пробел, а тот самый механизм из раздела выше.

Расходы будущих периодов (97) растянуты во времени. Годовая страховка оплачена целиком в январе, а расход приходится на каждый из двенадцати месяцев. Первичная проводка Дт 97 / Кт 60 в ОПиУ не попадает, попадают помесячные списания Дт 26 / Кт 97.

Резервы (96) работают зеркально. Начисление резерва Дт 26 / Кт 96 даёт расход, а его использование Дт 96 / Кт 70 уже нет: расход был признан в момент начисления, и второй раз считать его нельзя.

Налоги

Не всякий налог является расходом, и это тоже частый вопрос.

НДС расходом не является. Вы собираете его с покупателей и передаёте государству, оставляя себе разницу с уплаченным поставщикам. Через компанию он проходит транзитом, поэтому в ОПиУ его нет. Именно поэтому крупные суммы по счёту 68.02 в отчёте не отражаются.

Удержанный НДФЛ в расходы не идёт. Он уже сидит внутри начисленной зарплаты (Дт 26 / Кт 70), и учитывать его вторым разом означало бы задвоить фонд оплаты труда.

Единый налоговый счёт (68.90) это кошелёк, а не налог. Перевод денег на ЕНС и зачёт с него в конкретный налог тратой не считаются, расход возник при начислении самого налога.

Налог на прибыль берётся с закрытия на финрезультат. Расход по нему это Дт 99 / Кт 68.04 и связанные с этим движения по счетам 09 и 77, а не платёж и не перенос на ЕНС. Так налог включает и текущую, и отложенную часть.

Кредиты и займы

Блок, который чаще всего понимают неверно.

Получение кредита доходом не считается, возврат тела расходом тоже. Пришедшие деньги не ваши, вы их вернёте. В ОПиУ ни та, ни другая проводка не попадает, обе видны в ДДС.

Расходом становится только процент. Проводка Дт 91.02 / Кт 66 это плата за пользование деньгами, и она попадает в отчёт. В компактном ОПиУ проценты стоят своей строкой, ниже операционной прибыли: они не относятся к основной деятельности. В развёрнутом виде отдельной строки для процентов нет, там они лежат внутри прочих расходов.

Выданный заём (58) расходом тоже не становится. Деньги ушли, но превратились в требование к заёмщику. Расходом станет только невозврат, и то через списание.

Результат

Счета, на которых собирается прибыль. Отчёт по большей части строится именно по ним.

Выручка признаётся нетто. Покупатель заплатил 120 000 ₽, из них 20 000 ₽ это НДС. Выручка составит 100 000 ₽: Кт 90.01 даёт 120 000, Дт 90.03 снимает 20 000.

Проводки по 90.09 и 91.09 на прибыль не влияют. Это закрытие: в конце месяца обороты собираются на итоговый субсчёт и уходят на счёт 99. Суммы там бывают огромные, потому что это оборот за весь период целиком, а не новая хозяйственная операция. В ОПиУ они не попадают.

То же с реформацией баланса в декабре: результат года переносится со счёта 99 на счёт 84. Проводок много, сумма крупная, прибыль не меняется.

Курсовые разницы стоят отдельно от прочих доходов. Переоценка валютного долга при закрытии месяца попадает в свою строку, а не туда же, где комиссия банка. Отличить одно от другого можно по сумме в валюте: у переоценки она нулевая, валюта не двигалась, изменился только курс.

Растянутое во времени

Счёт 97 у наших клиентов живой, чаще всего это субсчёт 97.21. Счёт 98 встречается очень редко.

Когда учёт ведёт ваша 1С, график списания ведёт бухгалтер, и к нам приходит готовый результат.

Редкие счета

Встречаются нечасто, но если увидели в реестре, вот что это.

Забалансовые счета отвечают на вопрос «где вещь», а не «сколько она стоит». Инвентарь, списанный в расход, но продолжающий работать, арендованное оборудование, товар на ответственном хранении. На прибыль и на баланс они не влияют.

Почему цифра не там, где я жду

Короткие ответы на то, что спрашивают чаще всего.

Заплатил поставщику, а расход не появился. Расход возник раньше, когда пришёл акт или накладная. Платёж закрыл долг. Посмотрите на проводку: если это Дт 60 / Кт 51, обе стороны балансовые, и расходу здесь взяться неоткуда.

Купил товар, а себестоимости нет. Себестоимость появится в момент продажи. Пока товар лежит на складе, это имущество, а не расход.

Заплатил НДС, в расходах его нет. НДС проходит через компанию транзитом. Это не ваши деньги, вы их собрали с покупателей.

В декабре проводки на миллиарды, прибыль не изменилась. Это закрытие финансового результата и реформация баланса. Обороты переносятся между счетами 90, 91, 99 и 84. Новых хозяйственных операций за ними нет.

Прибыль есть, денег нет. Обычно причины три: выросла дебиторка (отгрузили, не заплатили), вырос склад (купили, не продали), гасили кредит (деньги ушли, расхода нет). Все три видны в балансе.

Затраты на счёте 20 есть, себестоимости в отчёте нет. Счёт 20 сам по себе в отчёт не ведёт, расход приходит через уровень признания. Если уровень не настроен и счёт не закрывается, себестоимости не будет. Свóдно сообщает об этом отдельной находкой.

Зарплата производства попала в управленческие расходы. Так работает карта счетов по умолчанию: правило по счёту 70 срабатывает раньше правил затратных счетов. Для производственной компании это стоит поменять, но менять нужно осознанно, потому что валовая прибыль сдвинется.

Честные ограничения

Карта счетов у компактного и развёрнутого отчёта различается. Например, проценты по кредитам в компактном ОПиУ стоят своей строкой, а в развёрнутом лежат внутри прочих расходов. Мы это знаем и сводим карты к одной, но пока расхождение существует, и разница по некоторым строкам заметна.

Порядок правил в карте это учётная политика, а не техническая деталь. Тот же случай с зарплатой цеха: перестановка двух правил местами меняет валовую прибыль производственной компании. Поэтому менять карту мы предлагаем со сверкой, а не одной кнопкой.

Уровень признания задаётся вручную. Свóдно уже умеет замечать, что счёт не закрывается или что настройка противоречива, но выбрать уровень за вас пока не может. Мы идём к тому, чтобы система предлагала готовое решение с объяснением, а вы подтверждали.

Словарь

Проводка. Запись о хозяйственной операции: сумма и два счёта, дебет и кредит.

Дебет и кредит. Левая и правая сторона проводки. У активов дебет означает рост, у долгов и капитала наоборот.

Корреспонденция. Пара счетов проводки. Именно она решает, будет сумма расходом или нет.

Статья. Управленческая аналитика: на что потрачено. Аренда, реклама, зарплата. Отвечает на другой вопрос, чем счёт.

Метод начисления. Расход относится к периоду, когда он возник, а не когда оплачен.

Незавершённое производство (НЗП). Затраты на продукцию, которую ещё не закончили. Актив.

Закрытие месяца. Перенос накопленных затрат в себестоимость и сбор финансового результата.

Реформация баланса. Годовая операция, перенос результата года на нераспределённую прибыль.

Транзит. Движение, которое проходит через компанию, не становясь ни доходом, ни расходом. Так ведут себя НДС, удержанный НДФЛ и тело кредита.

Уровень признания. Настройка, которая задаёт момент превращения затраты на счёте в расход отчёта.