Основные средства и расходы будущих периодов

Зачем растягивать расход по месяцам

Покупка станка, автомобиля или годовой страховки служит бизнесу дольше одного месяца. Если весь расход попадёт в ОПиУ сразу, прибыль в месяце покупки просядет, а в следующих месяцах расхода не будет.

Карточка объекта хранит стоимость, срок и счета. При вводе в эксплуатацию свóдно создаёт помесячный график. Проводки по этому графику постепенно переносят сумму в расходы. В ОПиУ она появляется по счёту затрат, который вы указали в карточке.

ОС доступны на всех тарифах, РБП требуют Финдир Pack

Реестр основных средств входит во все пять тарифов. Расходы будущих периодов входят только в Финдир Pack. В интерфейсе пакет называется «Финансовый директор».

Без этого пакета вы видите вариант «Расходы будущих периодов», но выбрать его в форме нельзя. Под переключателем есть ссылка «Посмотреть пакет». Если запрос на предварительный расчёт, создание или ввод РБП в эксплуатацию всё же отправлен, свóдно откажет и напишет, что растягивание расхода доступно после подключения пакета.

Уже заведённые РБП остаются в реестре и после окончания пакета. Их можно открыть. Черновик по-прежнему разрешено исправить, а активный объект закрывается выбытием. Так уже запущенный график не оборвётся посередине.

Как завести объект

Откройте Учёт → Основные средства и нажмите «Новый объект». Сначала выберите вид: основное средство или расходы будущих периодов.

Чтобы увидеть предварительный график, заполните пять обязательных полей:

• Наименование объекта.
• Юрлицо, на балансе которого он стоит.
• Первоначальная стоимость.
• Дата ввода в эксплуатацию.
• Срок полезного использования, мес. Минимум составляет один месяц.

Инвентарный номер можно оставить пустым. Он нужен, чтобы повторная загрузка таблицы узнала объект и не создала дубль. Если объект уже амортизировался до заведения карточки, укажите сумму в поле «Накоплено до свóдно, ₽». Остаток стоимости будет распределён на оставшиеся месяцы срока.

Как настроить амортизацию

В поле «Начало начисления» есть два варианта: месяц ввода целиком или со следующего месяца. Если карточку заводят позже даты ввода, в поле «Начислять с месяца» можно поставить месяц, с которого начинается график.

Поле «Кто начисляет амортизацию» защищает ОПиУ от двойного расхода.

• Выберите «свóдно», если здесь нужно создать график и проводки.
• Выберите «Учётная система», если амортизация уже приходит в журнал из 1С. Карточка останется

справочной, а свóдно не создаст по ней график и проводки.

Если выбрано «свóдно», укажите «Счёт затрат». От него зависит строка ОПиУ. Поле «Счёт-источник постановки» заполните, если объекта ещё нет на счёте 01. Если он уже стоит на 01 по данным учётной системы, оставьте поле пустым, чтобы не задвоить актив.

Когда начисляет свóдно, после заполнения формы появляется блок с суммой в месяц, числом периодов, суммой к признанию и первым месяцем, а ниже лежит помесячный план. Если накопленная амортизация не сходится с числом пропущенных месяцев, форма покажет две месячные суммы: расчётную и «по паспорту». У карточки с источником «Учётная система» вместо плана стоит строка о том, что графика по ней не будет.

Черновик и ввод в эксплуатацию

Кнопка «Сохранить черновик» только добавляет карточку в реестр. Графика и проводок ещё нет. Проверьте карточку, затем откройте её и нажмите «Ввести в эксплуатацию». Если амортизацию ведёт свóдно, объект встанет на учёт и по нему появится график. У карточки, где начисляет учётная система, ввод в эксплуатацию меняет только статус: графика и проводок по ней не будет, о чём форма и напишет.

Если по этому объекту уже есть амортизация из учётной системы за текущий год, ввод может остановиться с сообщением о риске двойного расхода. В таком случае вернитесь к полю «Кто начисляет амортизацию» и проверьте источник.

Черновик можно редактировать или удалить. После ввода в эксплуатацию кнопки «Редактировать» и «Удалить» в интерфейсе нет. Активный объект закрывается через выбытие.

Остаточная стоимость

В реестре по каждому объекту видны первоначальная, накопленная и остаточная стоимость, а также срок полезного использования. В карточке есть ещё одна цифра, «Начислено нами».

Остаточная стоимость считается по фактическим проводкам, а не по плану. Поэтому план и факт могут разойтись: месяц ещё не прогнан, период закрыт или строка графика была отозвана после правки.

Отдельной даты расчёта на экране нет. Реестр и карточка показывают остаток по текущему состоянию журнала.

Выбытие

В карточке объекта со статусом «В эксплуатации» нажмите «Выбытие». Укажите дату и основание: списание или продажу. Дата не может быть раньше даты ввода в эксплуатацию.

Что произойдёт дальше, зависит от двух настроек карточки.

• Начисляет свóдно, счёт-источник постановки заполнен. График остановится, остаточная стоимость

уйдёт на прочие расходы. Это полное выбытие.

• Начисляет свóдно, счёт-источник пустой (объект стоит на 01 в учётной системе). Актив списывает

та система, а свóдно снимает только начисленную им амортизацию и возвращает её прибылью. Остаточная стоимость на прочие расходы при этом не уходит, о чём карточка предупредит.

• Начисляет учётная система. Выбытие меняет статус, проводки остаются за той системой.

У РБП непризнанный остаток становится расходом месяца выбытия.

Закрытый месяц держит только те операции, по которым нужно записать проводки. В этом случае свóдно откажет в постановке на учёт или в выбытии такой датой: для постановки откройте месяц, для выбытия откройте месяц либо выберите другую дату. Справочную карточку закрытый период не останавливает, потому что проводок по ней нет. Порядок работы с периодами описан в гайде «Закрытие месяца».

Загрузка реестра из CSV

Если объектов много, нажмите «Загрузить реестр». Экран принимает CSV размером до 5 МБ. Обязательные столбцы: наименование, стоимость, дата ввода и срок в месяцах.

Сначала нажмите «Проверить файл». Сводка покажет, сколько строк будет заведено, сколько уже есть и где найдены ошибки. Пока ничего не записано. После проверки нажмите «Завести». Импорт создаст черновики, поэтому каждый объект нужно ввести в эксплуатацию отдельно.

Это разовая загрузка, постоянной синхронизации с таблицей нет.

Права

Реестр видит пользователь с правом «Просмотр отчётов». В типовой матрице это право есть у всех ролей, кроме «Сотрудник».

Создание, правка, импорт, ввод в эксплуатацию, выбытие и удаление требуют права «Правила разноски». Оно есть у владельца, админа, финдиректора и финансиста. Бухгалтеру и директору компании это право по умолчанию не выдаётся.

Чего в модуле нет

• Нет налогового учёта, амортизационной премии, переоценки и нелинейных способов амортизации.
• Нет выбора даты для исторического расчёта остаточной стоимости.
• Нет постоянного обмена с Excel или CSV. Кнопка «Загрузить реестр» делает разовую загрузку CSV.

Как цифры из графика попадают в отчёты, описано в гайде «ОПиУ и баланс». Если нужно разложить расходы по ЦФО, направлениям и проектам, смотрите гайд по разрезам.