Дата проводки: в каком месяце учитывается расход

Подрядчик сделал работу в июле, деньги ушли ему тогда же, а закрывающие бумаги бухгалтер проведёт в сентябре, когда доберётся. Вопрос простой: в каком месяце эта трата должна появиться в отчёте о прибыли?

В июле. Расход относится к тому месяцу, в котором вы получили работу или услугу, а не к тому, когда первичка дошла до учёта. Иначе июль выглядит прибыльнее, чем был, а сентябрь проваливается под чужими затратами.

За это в свóдно отвечает дата проводки: месяц, которым трата попадает в отчёт. Она живёт отдельно от даты платежа. Ниже разберём, как ей пользоваться и что делать, когда акт всё-таки доедет.

Сколько времени займёт

Пять минут на первый платёж. Дальше свóдно следит сам: как только первичка появится в учётной системе, он её найдёт и снимет вашу запись, чтобы затрата не задвоилась.

Что понадобится

• Права на проведение операций.
• Учёт по проводкам. Он входит во все тарифы, включая бесплатный.
• Отдельный блок в «Закрытии месяца» появляется у тех, кто подключил одноимённый модуль. Без него всё то же самое видно во вкладке «Ждут документа».

Две даты у одной операции

У каждого платежа в свóдно их две, и путать не стоит.

• Дата операции показывает, когда деньги реально ушли или пришли. По ней строится ДДС: остатки на счетах, платёжный календарь, кассовые разрывы.
• Дата проводки задаёт месяц, которым трата попадает в отчёт о прибыли. По ней считаются выручка, себестоимость и прибыль периода.

Обычно они совпадают, и думать об этом не нужно. Расходятся в двух случаях: вы заплатили вперёд (аванс за квартал, страховка на год) или наоборот, воспользовались сейчас, а заплатите потом.

Сдвиг не трогает деньги: в ДДС платёж останется где был, остаток на счёте не изменится. Свóдно так и пишет под полем: «Расход признаётся этим периодом. В ДДС операция останется на своей дате».

Как поставить месяц признания

Откройте нужную строку в разделе «Операции» и разверните блок проведения. Кроме счетов дебета и кредита там есть поле «Дата проводки», по умолчанию равное дню платежа. Поставьте месяц, к которому относится трата, и сохраните.

Поле подсвечивается, если увести его от даты платежа. Так задумано: расхождение должно быть заметно, а не спрятано. Ошиблись месяцем? Дату можно поменять, запись переедет в другой период, и отчёты пересчитаются.

Если документа ещё нет

Отдельный случай, когда работа выполнена, а закрывающих бумаг не будет ещё месяц или два. Ждать бухгалтера нельзя: месяц закроется без затрат. Но и провести её самому мало. Когда акт доедет из учётной системы, та же сумма придёт второй раз и в отчёте задвоится.

Поэтому рядом с датой проводки живёт галка «Документ появится в учётной системе». Ставьте её, если знаете: бухгалтер эту бумагу проведёт, просто позже.

У наличных операций галки нет, и это не упущение. По кассе учётная система проводок не отдаёт, наличные живут только в свóдно. Ждать по ним нечего.

Что произойдёт, когда документ доедет

Дальше свóдно работает сам. На каждой синхронизации он сверяет ваши ожидающие записи с приехавшими из учёта: юрлицо, счета, сумму до копейки и контрагента, если тот указан.

Как только пара находится, ваша ручная запись гасится красным сторно в том месяце, куда попала первичка. На числах это выглядит так:

• Июль. Ваша проводка на 120 000 ₽. Затрата в отчёте есть, июль честен.
• Сентябрь. Приехал акт на 120 000 ₽, и тут же встало сторно на −120 000 ₽. Итого ноль, чужой суммы сентябрь не получил.

Расход остался в июле, где ему и место, и посчитан один раз. Июльские цифры при этом никто не трогает.

Если подошло несколько документов

Бывает, что под одну строку подходит два-три кандидата с одинаковой суммой. Тогда свóдно не сторнирует ничего и выносит её в блок «Нужно решение». Причина простая: ошибка здесь снимет живую затрату, и в отчёте этого не будет видно, в отличие от задвоения, которое бросается в глаза сразу.

Если сработало не на том документе

У каждой найденной пары есть кнопка «Это не тот документ». Она убирает минус и возвращает строку в ожидание. Отвергнутую бумагу свóдно больше не предложит, но искать не перестанет: правильная ещё может доехать.

Где это видно

Всё, что ждёт, собрано во вкладке «Ждут документа» в «Реестре проводок». Внутри три группы: спорные пары, найденные совпадения и те, по которым пока пусто. Рядом с найденными есть кнопка «Всё верно», ею вы подтверждаете, что автоматика сработала правильно.

У кого подключён модуль «Закрытие месяца», то же самое, но срезом по закрываемому периоду, показывается прямо в «Закрытии», рядом с начислениями. А в чек-листе появляется шаг «Автоматические сторно проверены». Он желтеет, если в этом месяце автоматика сняла затрату, а человек ещё не смотрел. Закрыть период шаг не мешает, просто не даёт пропустить.

Проверять стоит вот почему. Ошибочное сторно снимает живую сумму тихо: прибыль становится больше, и в отчёте ничто не подскажет, что цифра неверна.

Если месяц уже закрыт

Бумага может доехать в период, который вы уже закрыли. Переоткрывать его не нужно, сторно встанет и туда.

Так задумано. Сторно не добавляет новую хозяйственную операцию, оно снимает вашу же временную запись, которая с самого начала была заявлена как временная. Правило в свóдно общее для всего учёта: в закрытый месяц нельзя добавлять суммы, но сторнировать можно.

Зафиксированные цифры при этом не переписываются. Снимок, сделанный при закрытии, остаётся как был, а разницу показывает блок «Что изменилось после закрытия». Так вы видите и утверждённый отчёт, и то, что принесли поздние бумаги.

Альтернативы хуже. Если переоткрывать период каждый раз, когда доехал акт, закрытие теряет смысл. Ставить минус текущим месяцем — приём из бухгалтерии, где в сданный период нельзя лезть по закону. В управленческом учёте он оставляет один месяц завышенным, а другой заниженным, то есть врут оба вместо ни одного.

Начисление или ручная проводка

В свóдно два способа показать затраты раньше первички. Они не конкурируют, просто закрывают разные ситуации.

• Начисление подходит для регулярных и предсказуемых сумм, где точной цифры может и не быть: аренда, лизинг, услуги на абонплате. Свóдно сам создаёт черновик каждый месяц и сам считает сумму по договору, заявкам или истории. Подробности в гайде «Начисления и шаблоны».
• Ручная проводка с датой признания нужна, когда случай разовый, сумма известна точно (обычно потому, что деньги уже ушли), а ждёте вы только бумагу.

Правило простое. Сумму надо оценить, берите начисление. Цифра известна, ждёте только бумагу, ставьте галку.

Что рядом

• Начисления и шаблоны: расходы без документов. Регулярные суммы, оценка и автоматическое сторно по факту.
• Закрытие месяца. Чек-лист готовности, фиксация цифр и что делать с поздними бумагами.

Если что-то не сходится, напишите на support@svodno.ai или в чат кабинета свóдно, разберёмся вместе.