Распределение косвенных расходов по ЦФО

У каждого направления бизнеса своя прибыль, но часть расходов общая: аренда офиса, зарплата бухгалтерии, банковское обслуживание. Инструмент «Распределения» в закрытии месяца переносит такие расходы на ЦФО или проекты по заданному правилу. Итог по компании не меняется, зато у каждого направления появляется честная прибыль с учётом его доли общих затрат.

Важно: распределение не создаёт новых расходов и не двигает итоги отчётов. Сумма просто переезжает с общей строки на выбранные ЦФО или проекты внутри того же месяца и той же статьи. Любой прогон можно отменить одной кнопкой.

Если по ходу что-то непонятно, напишите на support@svodno.ai или в чат кабинета свóдно.

Сколько времени займёт

5–10 минут на первое правило. Дальше распределение становится частью закрытия месяца: один клик «Прогнать» за период, а с включённым авто-прогоном и его делать не нужно.

Что понадобится

• Модуль «Закрытие месяца» (входит в Финдир-пак).
• Справочник ЦФО или проектов и разметка операций по ним (для баз «по выручке» и «по ФОТ»).
• Права на изменение справочников.

Кандидаты в правила

Правило можно не придумывать с нуля. свóдно смотрит шесть завершённых месяцев и ищет расходы на счетах 25, 26 и 44 без ЦФО или проекта. Кандидат должен иметь положительную месячную нетто-сумму хотя бы в четырёх месяцах. В блок попадают не больше десяти вариантов: выше стоят расходы с большим числом месяцев, затем с большей медианной суммой.

У каждого кандидата видно примерную сумму в месяц и то, как часто он встречается. Кнопка «Создать правило» открывает заполненную форму: источник, ось и база уже подобраны, авто-прогон включён. После сохранения активного правила кандидат исчезнет. Если правило выключить, он может появиться снова.

Шаг 1. Создайте правило распределения

1. Откройте «Контроль → Закрытие» и найдите секцию «Распределения».
2. Нажмите «Новое правило».
3. Выберите ось распределения: «По ЦФО» или «По проектам». Если учёт по ЦФО в компании не ведётся, распределяйте по проектам: механика одинаковая, дальше в форме везде будут проекты.
4. Укажите источник: статью, счёт или оба фильтра сразу. Например, можно выбрать статью аренды и счёт 26. Если заполнены оба поля, правило возьмёт только проводки, которые подходят одновременно по статье и счёту. Поле «ЦФО-источник» или «Проект-источник» обычно оставляют пустым, тогда правило берёт расходы без этого признака.
5. Выберите базу распределения: как делить сумму между направлениями.

• По выручке. Каждая цель получает долю пропорционально своей выручке за месяц. Подходит для большинства общих расходов.
• По ФОТ. Доли считаются по фонду оплаты труда. Логично для расходов, связанных с людьми: офис, кадры, обучение.
• Поровну. Сумма делится на равные части между выбранными целями.
• Веса. Доли задаёте сами: например, по занимаемой площади. Укажите вес для каждой цели, свóдно нормирует их в проценты.

Целевые ЦФО или проекты для баз «по выручке» и «по ФОТ» можно не указывать: распределение пойдёт на все цели с положительной базой за период. В форме завершённые проекты недоступны для ручного выбора. Но при автоматическом подборе по выручке или ФОТ статус проекта не проверяется, поэтому завершённый проект с положительной базой тоже может получить долю. Для баз «Поровну» и «Веса» прогон с завершённым проектом остановится с ошибкой.

Шаг 2. Проверьте предпросмотр

Нажмите «Предпросмотр» в строке правила. свóдно покажет сумму к распределению за месяц, доли по каждой цели и суммы в рублях. На этом шаге ничего не записывается: можно спокойно менять правило и смотреть, как меняются доли.

Шаг 3. Прогоните распределение

Кнопка «Прогнать» в окне предпросмотра переносит суммы в журнал. После подтверждения:

• в отчёте ОПиУ по ЦФО или проектам расход появится у целевых направлений;
• в «Истории распределений» появится запись со статусом «Проведено»;
• шаг чек-листа «Распределения по ЦФО прогнаны» станет зелёным.

Прогон делается за конкретный месяц. В следующем месяце просто прогоните правило ещё раз: настраивать заново ничего не нужно.

Шаг 4. Включите авто-прогон, чтобы не запускать вручную

В правиле есть тумблер «Прогонять автоматически при закрытии». Когда вы нажимаете «Закрыть период», свóдно сначала запускает авто-правила без прогона за этот месяц и только потом пересчитывает чек-лист. Значит, проверка источников и разметки ещё не завершена в момент распределения.

Если отдельное авто-правило не сработало, закрытие не останавливается на этой ошибке. В чек-листе появится непройденный шаг распределений, но он необязательный, и один этот статус не запрещает закрыть месяц. Перед подтверждением проверьте шаг.

Если нужно переиграть: сторно

В «Истории распределений» у каждого проведённого прогона есть кнопка сторно. Она удаляет строки распределения из журнала, отчёты возвращаются к состоянию «до». После сторно правило можно поправить и прогнать заново.

В закрытом периоде прогон и сторно заблокированы: сначала переоткройте период на странице закрытия.

Как распределения участвуют в закрытии месяца

В чек-листе закрытия есть шаг «Распределения по ЦФО прогнаны». Он работает так:

• правил нет: шаг помечен «не требуется» и не мешает закрытию;
• правила есть, но прогона за месяц не было: шаг «не готово», рядом кнопка «Исправить»;
• все активные правила прогнаны: шаг «готово».

Шаг показывает, какие правила ещё не прогнаны. Он необязательный: статус «не готово» предупреждает о неразнесённых расходах, но не блокирует закрытие месяца.