Из чего складывается график

Слева от сегодняшнего дня стоит факт, реальные остатки по счетам и кассам, подтянутые из банка. Справа будущее, и оно складывается из нескольких слоёв:

  • согласованные заявки на оплату с назначенной датой;
  • входящие счета к оплате, каждый со своим сроком;
  • плановые поступления, которые вы завели по ожидаемым расчётам с покупателями.

Календарь пересчитывается при каждом изменении. Перенесли оплату на неделю, картинка остатков за этой датой поменялась сразу, а не после ручной пересборки файла.

Платёжная очередь и согласование

Календарь без казначейства это красивый график, по которому нельзя действовать. Поэтому рядом в свóдно живёт платёжная очередь: заявки на оплату проходят согласование по маршруту, получают приоритет и встают в очередь на конкретный день.

Финансист видит не абстрактную нехватку денег, а список того, что придётся двигать. И решает предметно: этому поставщику платим полностью, этому частично, эту заявку переносим на понедельник, после поступления от клиента. Приоритеты при этом не сбрасываются между итерациями, налоги и зарплата держат верх очереди по правилу, а не по памяти сотрудника.

Кассовый разрыв виден заранее

Главная задача календаря даже не учёт, а предупреждение. Система подсвечивает дни, где прогнозный остаток уходит в минус, и показывает глубину разрыва суммой и сроком. Дальше видно, чем его закрывать: ускорить сбор дебиторки, перенести часть платежей, использовать остаток на другом юрлице группы, поднять лимит по кредитной линии. Смысл в том, чтобы увидеть проблему за две недели, пока варианты ещё есть.

Для горизонта длиннее месяца работает БДДС в четырёх параллельных сценариях: база, оптимизм, пессимизм, стресс. Один и тот же бюджет считается при разных допущениях по выручке и срокам оплаты. Вопрос «а если крупный клиент задержит оплату на месяц» превращается в готовую цифру, без отдельной таблицы под каждый случай.

Когда юрлиц несколько

В группе компаний деньги часто лежат не там, где нужен платёж. Календарь свóдно собирает остатки, счета и заявки по всем юрлицам, показывает картину и по группе, и по каждой компании отдельно, а внутригрупповые переводы (интеркомпани) не искажают консолидированный прогноз. Видно общую позицию по деньгам и то, какой именно компании чего не хватает на конкретной неделе.

Горизонты планирования

Горизонт Что показывает Откуда данные
Сегодня Фактический остаток по счетам и кассам Банк по API, ежедневная выписка
Неделя Очередь платежей, согласованные заявки, приоритеты Казначейство свóдно, маршруты согласования
От 2 до 8 недель Прогноз остатка по дням, зоны кассового разрыва Счета к оплате со сроками, заявки, плановые поступления
Квартал и дальше БДДС в 4 сценариях, план против факта Бюджеты свóдно, факт из банка и 1С

Чем это отличается от реестра в Excel

Реестр платежей в таблице ломается предсказуемо. Он не знает фактический остаток на счёте, поэтому прогноз живёт отдельно от реальности. Он не помнит согласования, и заявка теряется в переписке между тремя людьми. И он не пересчитывается сам, так что актуален примерно час после того, как его собрали.

Календарь в свóдно стоит на живых данных и на маршруте согласования, а не на дисциплине человека, который ведёт файл.