Начисления и шаблоны: расходы без документов
Начисления ставят расход или доход в тот месяц, к которому он относится, ещё до документов. Шаблон описывает регулярную операцию, свóдно сам считает сумму по договору, заявкам казначейства или истории, а когда приходит настоящий документ, оценка сторнируется автоматически.
Аренда за июль придёт актом в середине августа, лизинг закроется двумя неделями позже, подрядчик выставит счёт когда вспомнит. Если ждать документы, июльская прибыль будет выглядеть красивее, чем была на самом деле, а в августе внезапно провалится под весом чужих расходов.
Начисления решают это: расход или доход ставится в тот месяц, к которому он относится, ещё до документов. Сумму свóдно считает сам по вашим же данным, а когда приходит настоящий документ, оценка автоматически сторнируется, чтобы расход не задвоился.
Важно: начисления живут в реестре как обычные проводки и участвуют в отчёте о прибыли. На деньги и ДДС они не влияют: денег ещё не было, было обязательство.
Если по ходу что-то непонятно, напишите на sp@svodno.ru или в чат кабинета свóдно.
Сколько времени займёт
10–15 минут на первые шаблоны, дальше по 2–3 минуты в месяц: черновики создаются сами, вам остаётся проверить суммы и нажать «Подтвердить все».
Что понадобится
- Модуль «Закрытие месяца» (входит в Финдир-пак) и подключённый учёт по проводкам.
- История операций хотя бы за несколько месяцев, если хотите, чтобы свóдно считал суммы сам.
- Права на изменение справочников.
Как это устроено
Весь цикл состоит из четырёх событий, и три из них происходят без вашего участия.
- Шаблон. Один раз описываете регулярный расход или доход: аренда, ФОТ, взносы, лизинг, невыставленная выручка.
- Черновик. В первый рабочий день месяца свóдно создаёт по каждому активному шаблону черновик начисления за прошлый месяц и сам подставляет сумму.
- Подтверждение. Вы проверяете суммы и подтверждаете. С этого момента начисление в отчёте о прибыли.
- Факт. Приходит настоящий документ, свóдно узнаёт его и сторнирует оценку. В реестре остаётся факт, задвоения нет.
Шаг 1. Создайте шаблон
Откройте «Контроль → Закрытие», найдите секцию «Начисления» и нажмите «Шаблоны». В окне «Шаблоны регулярных начислений» нажмите «Новый шаблон».
Поля формы по порядку:
- Название. Человеческое, например «Аренда офиса» или «Зарплата производство». Оно же будет в списке начислений.
- Юрлицо. Обязательное. Поменять после создания нельзя: начисление жёстко привязано к юрлицу, иначе поиск факта будет искать не там. Если юрлицо одно, оно подставится само.
- Статья и Контрагент. Необязательные, но полезные: по ним свóдно точнее считает оценку и точнее находит подтверждающий документ. Если оставить пустыми, группу определят юрлицо и пара счетов, например весь ФОТ по юрлицу разом.
- Счёт Дт и Счёт Кт. Обязательные, достаточно двух цифр. Для расхода обычно 26 и 60, для зарплаты 26 и 70, для дохода 62 и 90.01.
- Как определять сумму. Два режима, о них ниже.
Про счета: две частые ошибки
свóдно не даст сохранить шаблон, который не изменит прибыль:
- Доход с голым счётом
90или91без субсчёта отклоняется. Нужен субсчёт выручки, например90.01, иначе сумма не попадёт в отчёт о прибыли. - Пара счетов вне отчёта о прибыли (например 76 и 76 или 68 и 19) тоже отклоняется. Такое начисление просто переложило бы суммы между балансовыми счетами.
Шаг 2. Выберите, как считать сумму
Переключатель «Как определять сумму» задаёт, откуда берётся цифра каждый месяц.
Фиксированная сумма
Вы вводите её руками. Подходит, когда сумма известна и не меняется: аренда по договору, абонентская плата, лизинговый платёж.
Оценка по данным
Сумму каждый месяц считает свóдно. Поле суммы прячется, вместо него появляется объяснение. Источники перебираются по очереди, и берётся первый, который дал результат:
- График платежей договора. Если у контрагента есть договор с графиком, берётся сумма, приходящаяся на этот месяц. НДС вычитается по ставке договора, потому что в отчёте о прибыли расход идёт без налога.
- Одобренные заявки казначейства. Берутся заявки на оплату за период, тоже без НДС. Для доходных начислений этот источник пропускается: заявки на оплату описывают ваши расходы, оценивать по ним выручку неправильно.
- История. Медиана таких же операций за шесть предыдущих месяцев (нужно минимум три месяца данных). Медиана, а не среднее, чтобы один аномальный месяц не задирал оценку.
В бейдже «Источник» у готового начисления видно, что сработало: «По договору», «По заявке», «По истории» или «Фиксированная».
Шаг 3. Возьмите готовые предложения из истории
Придумывать шаблоны с нуля не обязательно. Внизу окна шаблонов есть блок «Предложения из истории»: свóдно смотрит ваши проводки за полгода и находит расходы, которые встречаются минимум в четырёх месяцах из шести и не скачут больше чем в полтора раза. Это и есть кандидаты в регулярные начисления.
У каждого предложения видно примерную сумму в месяц, в скольких месяцах из шести оно встречается и пару счетов. Кнопка «Создать шаблон» открывает форму, уже заполненную по вашим данным, в режиме оценки. Предложения, по которым шаблон уже создан, из списка пропадают.
Заголовок вроде «Счёт 25 → 70» вместо названия статьи не ошибка: у зарплаты, взносов и НДС в 1С часто нет ни статьи, ни контрагента, а расход при этом самый что ни на есть регулярный. Такие группы свóдно тоже находит и различает по счетам.
Шаг 4. Проверьте и подтвердите черновики
В первый рабочий день месяца свóдно создаёт черновики за прошлый месяц по всем активным шаблонам. Повторного запуска можно не бояться: за один месяц по одному шаблону начисление создаётся ровно один раз. Если нужно сделать это раньше или пересобрать список, нажмите «Сгенерировать оценки».
Дальше по каждой строке:
- Сумму черновика можно поправить прямо в таблице: клик по сумме, новое значение, галочка.
- Галочка в конце строки подтверждает начисление, корзина удаляет черновик.
- Кнопка «Подтвердить все» подтверждает все черновики периода разом.
Пока начисление в статусе «Черновик», в отчётах его нет. После подтверждения оно становится обычной проводкой и попадает в отчёт о прибыли за свой месяц.
Шаг чек-листа «Начисления подтверждены» напомнит, если черновики остались висеть: закрыть месяц он не помешает, но прибыль без подтверждённых начислений будет завышена.
Что происходит, когда приходит документ
Дальше свóдно работает сам. Каждую синхронизацию он проверяет, не пришёл ли по начислению настоящий факт, и ищет его по тому же зерну, которым описан шаблон: юрлицо, пара счетов и заданные аналитики.
Матч групповой, и это принципиально. Зарплатная ведомость приходит из 1С не одной проводкой, а десятком строк по сотрудникам, лизинг закрывается несколькими актами. Поэтому сравнивается сумма всей группы за месяц: если факт набрал 75% оценки и больше, начисление закрывается. Документ ищется в течение трёх месяцев после месяца начисления.
Когда факт найден, начисление получает бейдж «Закрыто фактом», а в реестр встаёт встречная проводка на ту же сумму. В отчёте о прибыли остаётся ровно факт: оценка снялась, задвоения нет.
Если свóдно ошибся
Бывает, что авто-матч сработал не на том документе. У сторно по авто-матчу есть кнопка «Отвязать факт»: она удаляет встречную проводку, возвращает начисление в подтверждённые и навсегда выключает авто-матч для него. Появляется бейдж «авто-матч выключен». Когда придёт правильный документ, сторнируйте начисление вручную.
Ручное сторно
У подтверждённого начисления есть кнопка сторнирования: нужна, когда расхода в итоге не было или он уже учтён другой проводкой. Причина обязательна, не короче пяти символов.
Зависшие оценки
Шаг чек-листа «Оценки без подтверждающего факта» ловит самый опасный сценарий: оценка подтверждена, срок поиска факта вышел, а документ так и не пришёл. Если он придёт позже, то ляжет рядом с несторнированной оценкой и расход задвоится. Такие начисления стоит сторнировать вручную.
Насколько можно доверять оценкам
Рядом с историей закрытий показывается «Точность предварительных отчётов»: 100% минус средневзвешенное отклонение оценки от факта. В расчёт идут только те начисления, которые уже закрылись фактом, поэтому цифра появляется через несколько месяцев работы.
Это честный ответ на вопрос «а не врёт ли предварительный отчёт». Если точность держится выше 90%, отчёт на пятый рабочий день можно брать в работу, не дожидаясь документов.
Что рядом
- Закрытие месяца. Как чек-лист проверяет готовность данных и как фиксируются отчёты: закрытие месяца в управленческом учёте.
- Распределения. Перенос общих расходов на ЦФО или проекты: распределение косвенных расходов по ЦФО.
Отвечаем заранее
Зачем начислять расход, если документа ещё нет?
Иначе месяц выглядит дешевле, чем был. Аренда, лизинг и услуги подрядчиков относятся к месяцу, в котором ими пользовались, а документы приходят через две-три недели. Без начислений прибыль июля завышена, а август проваливается под чужими расходами.
Откуда свóдно берёт сумму оценки?
Перебирает три источника по очереди и берёт первый сработавший: график платежей договора, одобренные заявки казначейства за период, медиана таких же операций за шесть месяцев. Суммы из договора и заявок очищаются от НДС, история берётся из проводок и уже без налога. Сработавший источник виден в бейдже «Источник».
Что будет, когда придёт настоящий документ?
свóдно сам его найдёт и сторнирует оценку встречной проводкой на ту же сумму. Начисление получит бейдж «Закрыто фактом», а в отчёте о прибыли останется ровно факт. Задвоения не будет.
Почему сумма факта не совпала с оценкой, а начисление всё равно закрылось?
Матч групповой и с допуском: сравнивается сумма всех документов группы за месяц, начисление закрывается, когда факт набрал 75% оценки и больше. Так закрывается зарплатная ведомость из десятка строк или лизинг из нескольких актов.
свóдно закрыл начисление не тем документом. Что делать?
Нажмите «Отвязать факт» у такого начисления. Встречная проводка удалится, начисление вернётся в подтверждённые, а авто-матч для него выключится навсегда. Когда придёт правильный документ, сторнируйте начисление вручную.
Нужно ли каждый месяц заводить начисления заново?
Нет. Шаблон настраивается один раз, а в первый рабочий день месяца свóдно создаёт по нему черновик за прошлый месяц. Вам остаётся проверить суммы и нажать «Подтвердить все».
Почему шаблон не сохраняется и появляется ошибка про счета?
Пара счетов не влияет на прибыль. Для доходов нужен субсчёт выручки (90.01, а не голая 90), а пары вроде 76 и 76 или 68 и 19 переложили бы суммы между балансовыми счетами и прибыль месяца не изменили бы.
Что такое «Оценки без подтверждающего факта» в чек-листе?
Начисление подтверждено, срок автоматического поиска документа вышел, а факт так и не пришёл. Если документ приедет позже, он ляжет рядом с несторнированной оценкой и расход задвоится. Такие начисления нужно сторнировать вручную.
Можно ли начислять выручку, а не только расходы?
Да. Направление определяется счётом кредита: 90.01 или 91 означают доход. Это нужно, когда услуга оказана, а счёт клиенту ещё не выставлен.
Ещё в рубрике «Возможности»
Остались вопросы?
Напишите нам — подскажем следующий шаг или созвонимся и пройдём настройку вместе.