Начисления и шаблоны: расходы без документов

Аренда за июль придёт актом в середине августа, лизинг закроется двумя неделями позже, подрядчик выставит счёт когда вспомнит. Если ждать документы, июльская прибыль будет выглядеть красивее, чем была на самом деле, а в августе внезапно провалится под весом чужих расходов.

Начисления ставят расход или доход в нужный месяц ещё до документов. Для фиксированного шаблона сумма берётся из введённого вами значения. В режиме оценки она рассчитывается по договору, заявкам казначейства или истории. Когда в проводках 1С появляется подходящий факт, оценка сторнируется, чтобы не задвоить результат.

Важно: начисления живут в реестре как обычные проводки и участвуют в отчёте о прибыли. На деньги и ДДС они не влияют: денег ещё не было, было обязательство.

Если по ходу что-то непонятно, напишите на support@svodno.ai или в чат кабинета свóдно.

Сколько времени займёт

10–15 минут на первые шаблоны, дальше по 2–3 минуты в месяц: в первый рабочий день создаются черновики по активным шаблонам за прошлый месяц, вам остаётся проверить суммы и нажать «Подтвердить все».

Что понадобится

• Модуль «Закрытие месяца» (входит в Финдир-пак) и подключённый учёт по проводкам.
• История операций минимум за три месяца, если сумма будет рассчитываться по медиане за шесть предыдущих полных месяцев.
• Права на изменение справочников.

Как это устроено

Весь цикл состоит из четырёх событий: два ваших и два свóдно берёт на себя.

1. Шаблон. Один раз описываете регулярный расход или доход: аренда, ФОТ, взносы, лизинг, невыставленная выручка.
2. Черновик. В первый рабочий день месяца свóдно создаёт по каждому активному шаблону черновик начисления за прошлый месяц. Для фиксированного шаблона берётся заданная сумма, для оценки источники проверяются по очереди: график договора, заявки казначейства, затем медиана истории.
3. Подтверждение. Вы проверяете суммы и подтверждаете. С этого момента начисление в отчёте о прибыли.
4. Факт. Приходит настоящий документ, свóдно узнаёт его и сторнирует оценку. В реестре остаётся факт, задвоения нет.

Шаг 1. Создайте шаблон

Откройте «Контроль → Закрытие», найдите секцию «Начисления» и нажмите «Шаблоны». В окне «Шаблоны регулярных начислений» нажмите «Новый шаблон».

Поля формы по порядку:

• Название. Человеческое, например «Аренда офиса» или «Зарплата производство». Видно его в окне шаблонов: список начислений показывает статью и контрагента, а не название шаблона.
• Юрлицо. Обязательное. Поменять после создания нельзя: начисление жёстко привязано к юрлицу, иначе поиск факта будет искать не там. Если активно одно юрлицо, форма выбирает его при открытии.
• Статья и Контрагент. Необязательные, но полезные: по ним свóдно точнее считает оценку и точнее находит подтверждающий документ. Если оставить пустыми, группу определят юрлицо и пара счетов, например весь ФОТ по юрлицу разом.
• Счёт Дт и Счёт Кт. Обязательные, достаточно двух цифр. Для расхода обычно 26 и 60, для зарплаты 26 и 70, для дохода 62 и 90.01.
• Как определять сумму. Два режима, о них ниже.

Про счета: две частые ошибки

свóдно не даст сохранить шаблон, который не изменит прибыль:

• Доход с голым счётом 90 или 91 без субсчёта отклоняется. Нужен субсчёт выручки, например 90.01, иначе сумма не попадёт в отчёт о прибыли.
• Пара счетов вне отчёта о прибыли (например 76 и 76 или 68 и 19) тоже отклоняется. Такое начисление просто переложило бы суммы между балансовыми счетами.

Шаг 2. Выберите, как считать сумму

Переключатель «Как определять сумму» задаёт, откуда берётся цифра каждый месяц.

Фиксированная сумма

Вы вводите её руками. Подходит, когда сумма известна и не меняется: аренда по договору, абонентская плата, лизинговый платёж.

Оценка по данным

Сумму каждый месяц считает свóдно. Поле суммы прячется, вместо него появляется объяснение. Источники перебираются по очереди, и берётся первый, который дал результат:

1. График платежей договора. Если у контрагента есть договор с графиком, берётся сумма, приходящаяся на этот месяц. НДС вычитается по ставке договора, потому что в отчёте о прибыли расход идёт без налога.
2. Одобренные заявки казначейства. Берутся заявки на оплату за период, тоже без НДС. Для доходных начислений этот источник пропускается: заявки на оплату описывают ваши расходы, оценивать по ним выручку неправильно.
3. История. Медиана таких же операций за шесть предыдущих месяцев (нужно минимум три месяца данных). Медиана, а не среднее, чтобы один аномальный месяц не задирал оценку.

В бейдже «Источник» у готового начисления видно, что сработало: «По договору», «По заявке», «По истории» или «Фиксированная».

Шаг 3. Возьмите готовые предложения из истории

Придумывать шаблоны с нуля не обязательно. Внизу окна шаблонов есть блок «Предложения из истории»: свóдно смотрит ваши проводки за полгода и находит регулярные операции, которые встречаются минимум в четырёх месяцах из шести и не скачут больше чем в 1,6 раза. Расходами дело не ограничивается: доходные пары счетов сюда тоже попадают. Это и есть кандидаты в регулярные начисления.

У каждого предложения видно примерную сумму в месяц, в скольких месяцах из шести оно встречается и пару счетов. Кнопка «Создать шаблон» открывает форму, уже заполненную по вашим данным, в режиме оценки. Предложения, по которым уже создан активный шаблон, из списка пропадают. Отключите шаблон переключателем, и предложение вернётся: прячет его именно активность, а не сам факт создания.

Заголовок вроде «Счёт 25 → 70» вместо названия статьи не ошибка: у зарплаты, взносов и НДС в 1С часто нет ни статьи, ни контрагента, а расход при этом самый что ни на есть регулярный. Такие группы свóдно тоже находит и различает по счетам.

Шаг 4. Проверьте и подтвердите черновики

В первый рабочий день месяца свóдно создаёт черновики за прошлый месяц по всем активным шаблонам. Повторного запуска можно не бояться: за один месяц по одному шаблону начисление создаётся ровно один раз. Если нужно сделать это раньше или пересобрать список, нажмите «Сгенерировать оценки».

Дальше по каждой строке:

• Сумму черновика можно поправить прямо в таблице: клик по сумме, новое значение, галочка.
• Галочка в конце строки подтверждает начисление, корзина удаляет черновик.
• Кнопка «Подтвердить все» подтверждает все черновики периода разом.

Пока начисление в статусе «Черновик», в отчётах его нет. После подтверждения оно становится обычной проводкой и попадает в отчёт о прибыли за свой месяц.

Шаг чек-листа «Начисления подтверждены» напомнит, если черновики остались висеть: закрыть месяц он не помешает, но прибыль без подтверждённых начислений будет неверной. Висящие расходы её завышают, а висящая выручка занижает.

Что происходит, когда приходит документ

После синхронизации проводок из 1С свóдно проверяет, не появился ли подтверждающий факт. Поиск идёт по тому же зерну, которым описан шаблон: юрлицо, пара счетов и заданные аналитики. Обновление банка без синхронизации проводок эту проверку не запускает.

Матч групповой, и это принципиально. Зарплатная ведомость приходит из 1С не одной проводкой, а десятком строк по сотрудникам, лизинг закрывается несколькими актами. Поэтому сравнивается не одна проводка, а сумма всей группы: если факт набрал 75% оценки и больше, начисление закрывается. Документ ищется в течение трёх месяцев после месяца начисления, и всё найденное за это окно складывается вместе.

Когда факт найден, начисление получает бейдж «Закрыто фактом», а в реестр встаёт встречная проводка на ту же сумму. Встаёт она в период факта, а не в месяц оценки. За оба периода вместе в отчёте о прибыли остаётся ровно факт и задвоения нет, но помесячно первый держит оценку, а второй разницу между фактом и ею.

Если свóдно ошибся

Бывает, что авто-матч сработал не на том документе. У сторно по авто-матчу есть кнопка «Отвязать факт»: она удаляет встречную проводку, возвращает начисление в подтверждённые и навсегда выключает авто-матч для него. Появляется бейдж «авто-матч выключен». Закрытый период встречной проводки этому мешает: свóдно откажет, пока период не откроют. Когда придёт правильный документ, сторнируйте начисление вручную.

Ручное сторно

У подтверждённого начисления есть кнопка сторнирования: нужна, когда расхода в итоге не было или он уже учтён другой проводкой. Причина обязательна, не короче пяти символов.

Зависшие оценки

Шаг чек-листа «Оценки без подтверждающего факта» ловит самый опасный сценарий: оценка подтверждена, срок поиска факта вышел, а документ так и не пришёл. Если он придёт позже, то ляжет рядом с несторнированной оценкой и расход задвоится. Такие начисления стоит сторнировать вручную.

Насколько можно доверять оценкам

Рядом с историей закрытий показывается «Точность предварительных отчётов»: 100% минус средневзвешенное отклонение оценки от факта. В расчёт идут только те начисления, которые уже закрылись фактом, поэтому цифра появляется, как только фактом закроется первое из них.

Это честный ответ на вопрос «а не врёт ли предварительный отчёт». Если точность держится выше 90%, отчёт на пятый рабочий день можно брать в работу, не дожидаясь документов.

Что рядом

• Закрытие месяца. Как чек-лист проверяет готовность данных и как фиксируются отчёты: закрытие месяца в управленческом учёте.
• Распределения. Перенос общих расходов на ЦФО или проекты: распределение косвенных расходов по ЦФО.