Что такое БДДС и зачем он нужен

БДДС (бюджет движения денежных средств) показывает, какие поступления бизнес ждёт и какие выплаты должен провести за выбранный период, с разбивкой по статьям. Это не «доходы и расходы» по бухгалтерскому начислению, а движение живых денег: пришли на счёт, ушли со счёта. Обычно план считают на месяц, квартал и год; для собственника рабочий горизонт чаще месяц, а детализацию делают по датам или в недельном разрезе.

Главная задача БДДС: заранее увидеть кассовый разрыв. В ОПиУ бизнес за квартал зарабатывает 12 млн ₽, а на расчётном счёте в тот же момент минус 3 млн. Причины банальные: выручка ушла в дебиторку, деньги лежат в запасах, налоги пришли одним пакетом. Такой план даёт две недели форы: видно, когда именно и сколько не хватает. После этого выбирают действие: перенести платёж, договориться с поставщиком об отсрочке, добрать аванс у клиента или перекинуть транш с другого юрлица группы.

Вторая задача связана с платёжной дисциплиной. Когда месячные лимиты разложены по статьям, закупки уже не могут «случайно» забрать сырья на 8 млн вместо 5. Превысили лимит, значит нужен разговор с собственником, а не тихое списание со счёта.

Что подготовить перед составлением

Сначала собирают факт: какие деньги бизнес получал и за что платил за период от 3 до 6 месяцев. Без этой базы прогноз быстро превращается в догадку.

Источники понадобятся такие:

  • Банковские выписки за последние 3 месяца по всем расчётным и валютным счетам. Если юрлиц несколько, выгрузите файл по каждому.
  • Кассовый отчёт: наличные, если они есть. Для торговли и услуг это заметный поток, для b2b обычно ноль.
  • Эквайринг: выписка от банка по терминалам и онлайн-кассе. Сюда же входят платёжные системы (ЮMoney, ЮKassa, Тинькофф-касса).
  • Реестр договоров с клиентами: кто платит регулярно, на какие суммы и по какому графику.
  • Реестр обязательств: аренда, лизинг, кредиты, регулярные подписки. Всё, что списывается каждый месяц без оглядки на выручку.
  • Налоговый календарь: НДС, налог на прибыль, страховые взносы, НДФЛ, налог на имущество. У каждого платежа есть срок и сумма.
  • Прогноз продаж от коммерческого директора или собственника: сколько денег ждут в следующем месяце по основным покупателям и направлениям.

Как составить БДДС за 5 шагов

Дальше порядок простой. Ниже вариант, когда файл собирают с нуля в Excel; в свóдно. эти операции идут автоматически, логика остаётся той же.

  1. Сформируйте справочник статей ДДС. Возьмите банковские выписки за 3 месяца, выпишите все типы поступлений и платежей, оставьте примерно от 15 до 25 статей. Минимальный набор: «Выручка от основной деятельности», «Прочие поступления», «Закупка товара и материалов», «Зарплата и взносы», «Аренда», «Налоги», «Связь и подписки», «Транспорт», «Маркетинг», «Проценты по кредитам», «Тело кредита», «Дивиденды», «Прочие расходы». Для торгового магазина типичная разбивка поступлений выглядит так: эквайринг 4 500 000 ₽, корп. клиенты по счёту 1 200 000 ₽, кэш с кассы 650 000 ₽, маркетплейсы 380 000 ₽. Не дробите справочник тоньше, чем сможете поддерживать вручную каждую неделю.

  2. Разнесите факт по статьям за 3 месяца. Каждый платёж из выписки должен попасть в одну из выбранных позиций. Спорные случаи, например оплату за сырьё, которое частично пошло на свои нужды, относите на основную статью в доле от 80 до 90%, остаток отправляйте в «Прочие». Здесь важнее закрыть 95% оборотов понятным назначением.

  3. Посчитайте средние суммы по каждой статье. По каждой позиции сложите суммы за 3 месяца и разделите на 3. Получится среднемесячная база. Если в одном из месяцев был аномальный платёж, например выкуп помещения, продажа автомобиля или разовый штраф, уберите его из средней. Такие аномалии ставьте отдельной строкой в нужном месяце.

  4. Соберите план на следующий месяц. Возьмите среднемесячные значения и поправьте их на известные изменения: «с мая повышаем ФОТ на 8%», «в июле обычная аренда плюс пересчёт коммуналки», «в апреле платим годовой налог на имущество 240 тыс ₽», «в июне ожидается крупная отгрузка клиенту А на 3 млн». Поступления распишите по контрагентам или каналам, а выплаты по статьям. Внизу файла останется итог поступлений минус итог выплат = чистый денежный поток за месяц. Прибавьте остаток на начало и получите остаток на конец. Если конец отрицательный или ниже необходимой подушки, обычно от 0,5 до 1 месячного ФОТ, перед вами кассовый разрыв. Его закрывают ещё во время сборки плана.

  5. Разложите месяц по датам. Месячная сумма по статье не делится механически на 1/4. Зарплата уходит 5 и 20 числа. Налоги платят до 28 числа. Аренда обычно стоит в начале месяца. Деньги от крупных клиентов ставьте на даты оплаты по их договору. Перенесите статьи в календарь и проверьте остаток в каждом недельном интервале. Если на третьей неделе остаток падает в минус, а на четвёртой возвращается в плюс, это операционный кассовый разрыв на одну неделю. Чаще всего его закрывают переносом одного или двух платежей.

После пяти шагов у вас есть рабочий план движения денег на месяц вперёд. Для квартала и года подход тот же, только детализация крупнее: квартал смотрят по месяцам, год по кварталам.

Типичные ошибки при составлении

Такой файл чаще всего ломают одни и те же ошибки:

  • Считают выручку по отгрузке, а не по поступлению. В Excel смешали ОПиУ и кассовый план в одной вкладке. Файл обещает 12 млн в мае, а покупатель по договору платит в июле. Кассовый разрыв приходит без предупреждения. Исправление простое: брать банк, а не реестр отгрузок.

  • Забывают налоги и взносы. В оптовой торговле НДС и налог на прибыль могут забрать десятки процентов чистого потока. Если в плане есть только зарплата, аренда и закупка, в конце квартала легко получить неожиданный минус 1,8 млн ₽ по НДС. Лекарство то же: отдельный календарь обязательных платежей со ставками и сроками, привязанный к ДДС.

  • Смешивают тело кредита и проценты в одной статье. Выходит, что бизнес «тратит на обслуживание кредитов 380 тыс ₽ в месяц», хотя 80 тыс приходятся на проценты (расход), а 300 тыс на погашение тела (движение по финансовой деятельности). В самом ДДС ошибка терпимая, но при сверке с ОПиУ начнётся путаница. Собственник перестанет видеть реальные операционные затраты.

  • Не закладывают подушку. План сходится в ноль на конец месяца, и собственник думает «ок, нормально». Одного задержанного платежа от покупателя или внепланового расхода хватает, чтобы попасть в кассовый разрыв. Закладывайте минимум 0,5 ФОТ как неснижаемый остаток, лучше 1 ФОТ.

  • Не пересматривают план после факта. Собрали ДДС в январе, положили в папку, в июле открыли и удивились, что цифры не бьются. Файл живёт только при двух привычках: каждую неделю проставлять факт по прошедшим дням и раз в месяц обновлять прогноз. Без этого он превращается в музейный экспонат.

  • Считают по группе компаний без устранения транзитов. Если у вас от 2 до 3 юрлиц и между ними ходят деньги (Байкал переводит МДС, МДС платит Метросервису), один и тот же миллион попадает в отчёт дважды. На уровне отдельного юрлица это корректно, на уровне группы внутригрупповые переводы надо вычесть. Иначе итог будет завышен на сумму транзитов.

Готовые шаблоны: что взять и что доработать

Готовых файлов для плана движения денег в открытом доступе много: их публикуют учебные центры, бухгалтерские блоги, банки. Базовую структуру даст любой шаблон, но почти ни один не ляжет на конкретный бизнес без правки.

Из готового файла обычно оставляют:

  • Базовый набор статей операционной, инвестиционной и финансовой деятельности (соответствует структуре отчёта о движении денежных средств по ПБУ 23/2011).
  • Формулы итогов по разделам и общего ЧДП.
  • Расчёт остатка на начало и конец периода.
  • Разбивку месяца на 4 недели.

Под себя придётся переделать:

  • Справочник статей ДДС. У торговли, производства и IT-агентства разные входящие и исходящие потоки. Универсальный файл даёт 50 позиций «на всякий случай», а в работе может остаться 15.
  • Налоговый календарь. УСН, ОСНО и НДС-агент платят по-разному; у вас может быть налог на имущество или транспортный, которых в готовом файле нет.
  • Контрагентов и каналы продаж. Если «Выручка» стоит одной строкой, разнесите её на 3–5 каналов (розница / опт / маркетплейсы / b2b-проекты). Так проще планировать даты прихода денег.
  • Связку с фактом. Часто готовый файл работает только как прогноз и не оставляет места под факт. Добавьте колонку «факт» рядом с каждой плановой колонкой.

Excel-файл под структуру свóдно. с готовыми формулами для группы юрлиц и заранее заполненным справочником по ПБУ 23/2011 скоро добавим в раздел «Инструменты». Если файл понадобится раньше, напишите на info@свóдно.ru, пришлём текущую версию.

Как свóдно. собирает БДДС за вас

В свóдно. БДДС не собирают руками: отчёт строится из данных 1С и банковских выгрузок. Входящие и исходящие операции попадают в нужные статьи через правила маппинга: по назначению платежа, контрагенту и счёту учёта. БДР, ДДС и Баланс получают согласованные цифры за счёт audit-bridge, который одновременно сверяет четыре формулы.

Продукт берёт на себя:

  • Подтягивает выписки из 1С по всем юрлицам группы и сводит в один отчёт.
  • Использует справочник от 80 до 100 предзаведённых статей; новые операции маппятся через PR-правила или вручную одним кликом.
  • Строит план на месяц, квартал и год сразу в трёх горизонтах, с недельной детализацией и сценариями (базовый / пессимистичный / оптимистичный).
  • Подсвечивает кассовый разрыв в конкретном недельном интервале и показывает рекомендацию, какой платёж сдвинуть, чтобы его закрыть.
  • Сверяет план с фактом каждую неделю, показывает отклонения по каждой статье и общий ЧДП.
  • Удаляет внутригрупповые транзиты при расчёте на уровне группы, чтобы один и тот же миллион не попадал дважды.

Собственнику остаётся раз в неделю открыть страницу ДДС и проверить четыре вещи: остаток сегодня, ближайший минимум на 4 недели вперёд, отклонения по статьям с прошлой недели, прогноз на конец месяца. Если индикаторы зелёные, вкладку можно закрывать. Красные требуют детализации: открыть причину и разбираться с конкретной выплатой или приходом.