Что такое БДДС и зачем он нужен

БДДС (бюджет движения денежных средств) - это план поступлений и выплат компании на период, разнесённый по статьям. Не «доходы и расходы» в смысле бухгалтерской прибыли, а именно живые деньги: пришли на счёт, ушли со счёта. План считается на месяц, квартал и год; основной рабочий горизонт у собственника - месяц с детализацией по неделям.

Главная функция БДДС: заранее увидеть кассовый разрыв. ОПиУ показывает, что компания зарабатывает 12 млн ₽ за квартал, на расчётнике в это время минус 3 млн. Так бывает чаще, чем кажется: выручка ушла в дебиторку, деньги застряли в запасах, налоги подошли пакетом. БДДС позволяет за две недели до проблемы увидеть, в какую конкретно неделю и на сколько не хватит, и принять решение: подвинуть платёж, попросить отсрочку у поставщика, выбить аванс у клиента, перебросить транш с другой компании группы.

Вторая функция: дисциплина. Когда статьи на месяц расписаны, отдел закупок не может «случайно» закупить сырья на 8 млн вместо запланированных 5. Лимит превышен - значит, нужен разговор с собственником, а не молчаливое списание со счёта.

Что подготовить перед составлением

Сначала собирается фактическая база: что компания получала и платила в последние 3-6 месяцев. Без неё план будет выдуманным.

Источники данных:

  • Банковские выписки за последние 3 месяца по всем расчётным счетам и валютным. Если компаний несколько - по каждой.
  • Кассовый отчёт - наличные, если они есть. У торговли и услуг это значимый поток, у b2b обычно ноль.
  • Эквайринг - выписка от банка по терминалам и онлайн-кассе. Сюда же платёжные системы (ЮMoney, ЮKassa, Тинькофф-касса).
  • Реестр договоров с клиентами - кто платит постоянно, на какие суммы, с какой регулярностью.
  • Реестр обязательств - аренда, лизинг, кредиты, регулярные подписки. Всё, что списывается каждый месяц независимо от выручки.
  • Налоговый календарь - НДС, налог на прибыль, страховые взносы, НДФЛ, налог на имущество. У каждого налога свой срок и своя сумма.
  • Прогноз продаж от коммерческого директора или собственника - сколько ожидается поступлений в следующем месяце по основным клиентам и направлениям.

Как составить БДДС за 5 шагов

Дальше - по шагам. Описание для случая, когда БДДС делается с нуля в Excel; в свóдно. эти шаги выполняются автоматически, но логика та же.

  1. Сформируйте справочник статей. Возьмите банковские выписки за 3 месяца, выпишите все типы поступлений и платежей, сгруппируйте в 15-25 статей. Минимум: «Выручка от основной деятельности», «Прочие поступления», «Закупка товара и материалов», «Зарплата и взносы», «Аренда», «Налоги», «Связь и подписки», «Транспорт», «Маркетинг», «Проценты по кредитам», «Тело кредита», «Дивиденды», «Прочие расходы». Для торгового магазина типичная разбивка поступлений: эквайринг 4 500 000 ₽, корп.клиенты по счёту 1 200 000 ₽, кэш с кассы 650 000 ₽, маркетплейсы 380 000 ₽. Не дробите статьи мельче, чем сможете заполнять вручную каждую неделю.

  2. Разнесите фактические операции по статьям за 3 месяца. Каждый платёж из выписки должен попасть в одну из статей. Спорные случаи (например, оплата за сырьё, которое частично пошло на свои нужды) разносите на 80-90% в основную статью, остаток в «Прочие». Главное на этом этапе - закрыть 95% оборотов в понятные статьи.

  3. Посчитайте средние суммы по статьям. По каждой статье берёте сумму за 3 месяца, делите на 3, получаете среднемесячное значение. Это базовая линия. Если в одном из месяцев был аномальный платёж (выкуп помещения, продажа автомобиля, разовый штраф) - уберите его из средней. Аномалии планируются отдельной строкой в нужном месяце.

  4. Составьте план на следующий месяц. Берёте среднемесячные значения, корректируете на известные изменения: «с мая повышаем ФОТ на 8%», «в июле обычная аренда плюс пересчёт коммуналки», «в апреле платим годовой налог на имущество 240 тыс ₽», «в июне ожидается крупная отгрузка клиенту А на 3 млн». Поступления планируются по контрагентам или каналам, расходы - по статьям. Внизу таблицы получается итог поступлений минус итог выплат = чистый денежный поток за месяц. Прибавьте остаток на начало - получите остаток на конец. Если конец отрицательный или меньше необходимой подушки (обычно 0,5-1 месячного ФОТ) - это и есть кассовый разрыв, его нужно закрывать на этапе плана.

  5. Разбейте план на недели. Месячная цифра по статье не равна 1/4 в каждую неделю. Зарплата платится 5 и 20 числа. Налоги - до 28 числа. Аренда - в начале месяца. Поступления от крупных клиентов - в дни оплаты по их договору. Распределите статьи по неделям с учётом реальных дат, посмотрите на остаток в каждой неделе. Если в третью неделю остаток падает в минус, а в четвёртую возвращается в плюс - это операционный кассовый разрыв на одну неделю, и его проще всего закрыть смещением одного-двух платежей.

После этих пяти шагов получается рабочий БДДС на месяц вперёд. На квартал и год логика та же, разбивка крупнее (квартал по месяцам, год по кварталам).

Типичные ошибки при составлении

Ошибки, которые мы видим у клиентов чаще всего и которые ломают БДДС незаметно:

  • Считают выручку по отгрузке, а не по поступлению. В Excel смешали ОПиУ и БДДС в одной таблице, в итоге план показывает поступление 12 млн в мае, а реально клиент платит в июле. Кассовый разрыв проявляется как сюрприз. Лечение: брать данные из банка, а не из реестра отгрузок.

  • Забывают налоги и взносы. Для оптовой торговли НДС и налог на прибыль - это десятки процентов от чистого потока. Если в БДДС только зарплата, аренда и закупка, в конце квартала на счёте появляется неожиданный минус 1,8 млн ₽ к НДС. Лечение: завести отдельный налоговый календарь со ставками и сроками, привязать к БДДС.

  • Смешивают тело кредита и проценты в одной статье. Получается, что компания «тратит на обслуживание кредитов 380 тыс ₽ в месяц», а реально 80 тыс - это проценты (расход), а 300 тыс - погашение тела (не расход, а движение по финансовой деятельности). На уровне БДДС это не критично, но при сравнении с ОПиУ начнётся путаница, и собственник перестанет понимать, где у него реальные операционные затраты.

  • Не закладывают подушку. План сходится в ноль на конец месяца, и собственник думает «ок, нормально». На практике один задержанный платёж от клиента или один внеплановый расход - и компания в кассовом разрыве. Закладывайте минимум 0,5 ФОТ как неснижаемый остаток, лучше 1 ФОТ.

  • Не пересматривают план после факта. Сделали БДДС в январе, отправили в папку, в июле достали и удивились, что цифры не бьются. БДДС работает только если каждую неделю в нём проставляется факт по прошедшим дням, и раз в месяц план корректируется. Без этого таблица превращается в музейный экспонат.

  • Считают по группе компаний без устранения транзитов. Если у вас 2-3 юрлица и между ними ходят деньги (Байкал переводит МДС, МДС платит Метросервису), один и тот же миллион попадает в БДДС дважды. На уровне отдельной компании - корректно, на уровне группы - надо вычесть внутригрупповые движения. Иначе план будет завышен на сумму транзитов.

Готовые шаблоны: что взять и что доработать

Готовых шаблонов БДДС в открытом доступе много: их публикуют учебные центры, бухгалтерские блоги, банки. Любой из них даст структуру, но почти ни один не подойдёт к конкретной компании без правки.

Что забирайте из чужого шаблона:

  • Базовый набор статей операционной, инвестиционной и финансовой деятельности (соответствует структуре отчёта о движении денежных средств по ПБУ 23/2011).
  • Формулы итогов по разделам и общего ЧДП.
  • Расчёт остатка на начало и конец периода.
  • Разбивку месяца на 4 недели.

Что обязательно меняйте под себя:

  • Справочник статей. У торговой компании, у производства и у IT-агентства разные статьи поступлений и расходов. Универсальный шаблон даёт 50 статей «на всякий случай», у вас реально работает 15.
  • Налоговый календарь. УСН, ОСНО и НДС-агент платят по-разному; у вас может быть налог на имущество или транспортный, которого нет в шаблоне.
  • Контрагентов и каналы продаж. Если в шаблоне «Выручка» одной строкой - разнесите по 3-5 каналам (розница / опт / маркетплейсы / b2b-проекты). Это удобнее планировать.
  • Связку с фактом. Большинство шаблонов сделаны как план без места под фактические данные. Добавьте колонку «факт» рядом с каждой плановой колонкой.

Шаблон БДДС в Excel под структуру свóдно. (с готовыми формулами для группы компаний и заранее заполненным справочником статей по ПБУ 23/2011) скоро добавим в раздел «Инструменты». Если нужен раньше - запросите у нас на info@свóдно.ru, пришлём текущую версию.

Как свóдно. собирает БДДС за вас

В свóдно. БДДС не составляется вручную: он строится автоматически из данных 1С и банковских выгрузок. Поступления и платежи разносятся по статьям через правила маппинга (по назначению платежа, по контрагенту, по счёту учёта), и в БДР, ДДС и Балансе появляются цифры, согласованные между собой через audit-bridge - сверку четырёх формул одновременно.

Что делает за собственника продукт:

  • Подтягивает выписки из 1С по всем юрлицам группы и сводит в один отчёт.
  • Разносит операции по 80-100 предзаведённым статьям; новые операции маппятся через PR-правила или вручную одним кликом.
  • Считает план на месяц, квартал и год сразу в трёх горизонтах, с распределением по неделям и сценариями (базовый / пессимистичный / оптимистичный).
  • Подсвечивает кассовый разрыв в конкретной неделе с рекомендацией, какой платёж сдвинуть, чтобы его закрыть.
  • Сверяет план с фактом каждую неделю, показывает отклонения по каждой статье и общий ЧДП.
  • Удаляет внутригрупповые транзиты при расчёте на уровне группы, чтобы один и тот же миллион не попадал дважды.

Собственнику остаётся раз в неделю открыть страницу ДДС и посмотреть на четыре вещи: остаток сегодня, ближайший минимум на 4 недели вперёд, отклонения по статьям с прошлой недели, прогноз на конец месяца. Если всё зелёное - закрыл вкладку. Если что-то красное - кликнул, увидел причину, разобрался.